¿Por qué, cómo y qué es un Sello EFQM? La importancia de medir

Los que se toman en serio la gestión, sea de sus grupos de interés, sea de la sostenibilidad, de la eficiencia o de la innovación, saben que es fundamental medir. No lo digo yo, lo dijo Lord Kelvin, que este año sería bicentenario: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Por eso hay muchas empresas y organizaciones que, periódicamente, miden lo que hacen, cómo lo hacen y qué resultados obtienen. De esa manera mejoran más y con más foco que las que no miden.

Evaluarse para obtener un Sello EFQM implica medir. Supone un esfuerzo largo y constante, de manera transversal, dentro de la organización que quiere obtenerlo. Pero sabemos que todo lo que vale la pena, cuesta esfuerzo. Hablamos de un reconocimiento internacional que mide los niveles de eficacia y eficiencia, de innovación y de sostenibilidad en los que se mueve la organización que busca el Sello.

¿Y por qué el Sello EFQM lo buscan organizaciones tan diversas como un gran banco o una pequeña fundación de ámbito local? Pues porque ayuda mucho a generar confianza a todos los grupos de interés. Unos lo hacen para proporcionar evidencias a los empleados de que la gestión y los resultados mejoran, año tras año; otros lo hacen para que la sociedad vea que gestionan con excelencia los recursos que pone a disposición de la organización; otros lo hacen para demostrar a los clientes, no sólo las bondades de los productos o servicios, sino también el sistema de gestión innovador y sostenible; otros tienen en mente a otros eslabones de la cadena de valor (proveedores o distribuidores, aliados y partners), para poder exigirles que se pongan, al menos, al mismo nivel que están ellos, en cuanto a madurez de su sistema de gestión; y, finalmente, otros lo hacen para demostrar a sus accionistas, inversores, patronos o financiadores que lo que hacen con su dinero es optimizarlo, trabajando en la misión de la organización para conseguir los mejores resultados de eficacia y eficiencia.

La consecuencia de obtener un Sello EFQM, a través de una evaluación externa, con evaluadores que son experimentados profesionales de la gestión es descubrir puntos fuertes, en los que apalancarse, e identificar y ordenar las oportunidades de mejora.

La evaluación de la gestión y resultados de una organización permite conocer en qué nivel de madurez está el sistema de gestión de la organización en cuanto a integridad, resiliencia y flexibilidad permitiéndole prepararse mejor para el futuro y las incertidumbres con las que nos enfrentamos a diario. Además de la reflexión estratégica que supone la evaluación, ésta da una medida del avance del proceso de transformación e, incluso, permite tener una base homogénea para hacer benchmarking y compararse con otros, buscando a los mejores, para aprender de ellos.

La escala sobre la que se mide es de 1.000 puntos. Organizaciones con un bajo nivel de madurez de su sistema de gestión alcanzan los 200 puntos de partida, con los que empiezan los reconocimientos. Las más maduras, eficaces, efi cientes, innovadoras y sostenibles alcanzan niveles de 700 puntos. Pero es muy complicado que una organización pueda llegar a más porque estaría rozando la perfección en todo lo que hace.

Si se consiguen entre 200 y 299 puntos, se concederá un Sello EFQM 200; si el resultado está entre 300 y 399, el Sello EFQM 300; y así sucesivamente hasta el Sello EFQM 700, de los que sólo hay una decena en el mundo, y cuatro de ellos están en España. Esto dice mucho del interés que tienen nuestras empresas por hacer las cosas bien.

Los evaluadores, profesionales independientes, que asigna el Club Excelencia en Gestión, asumen la estrategia de la organización a evaluar. En cambio, revisarán la forma en que se ha decidido esa estrategia, entre otras muchas cosas, como la gestión de las personas, la cultura, la atención a los grupos de interés, la eficiencia de las operaciones, la capacidad de transformarse y, por supuesto, los resultados que se obtienen para cada grupo de interés, tanto los que mide la organización como las percepciones directas de clientes, empleados, financiadores, proveedores, buscando de forma amistosa y con afán de ayudar aquellos aspectos sobresalientes, en relación con el Modelo EFQM, y aquellos otros aspectos que deben mejorarse, de acuerdo a la estrategia definida y al Modelo.

El Modelo EFQM está diseñado basándose en la experiencia y la práctica de organizaciones sobresalientes, sin componentes academicistas, basándose en por qué hace la organización lo que hace y hacia dónde se dirige (Dirección), cómo crea valor sostenible para los grupos de interés y se prepara para el futuro (Ejecución), y qué resultados obtiene para clientes, personas, proveedores, financiadores, sociedad local y demás partes interesadas (Resultados). El Modelo EFQM se basa en esos tres pilares y está organizado en 7 criterios y 29 subcriterios.

La evaluación consta de varias fases, que comienzan con una planificación y con la preparación de la evaluación. Para ayudar y facilitar todo el proceso está la Plataforma Digital de la EFQM, un espacio universal para todas las organizaciones del mundo que optan por este reconocimiento. Y que es especialmente útil, puesto que contiene varias herramientas digitales que permiten conocer mejor el modelo de gestión que se está utilizando.

También es importante preparar la visita de los evaluadores. Esta última puede durar entre dos y cuatro días, en función de las dimensiones de la organización, y es tremendamente exhaustiva. De hecho, de ella surgirá un informe final que determinará, por un lado, la puntuación y el Sello EFQM a recibir y, por otro, recomendaciones de mejora de cara al futuro.

La inmensa mayoría de las organizaciones con las que hemos trabajado en este ámbito están satisfechas con el resultado y repiten, cada tres años, para mantener la vigencia de sus Sellos y tratar de mejorar sus puntuaciones. ¿Por qué? Porque como decía Tom Peters: “Sea el mejor. Es el único mercado que no está abarrotado”. También porque aplicar este modelo de gestión les aporta beneficios y mejores resultados, medibles. Ya sean económicos, de eficiencia, de aumento del compromiso de las personas con las que trabajan y del resto de los grupos de interés que les rodean, etc.

Desde que desarrollamos este reconocimiento, con nuestro partner estratégico EFQM, hace ya más de 30 años, hemos reconocido por su gestión excelente, innovadora y sostenible a más de 3.000 empresas, entidades públicas y del tercer sector de España. Miles de organizaciones que han trabajado y, en muchos casos, que siguen trabajando con el Modelo EFQM de una manera comprometida.