Álvaro Dexeus, responsable de Pleo en el Sur de Europa, es conciso ante las pérdidas que genera la no-digitalización en las organizaciones empresariales. La fintech ha conquistado el tejido empresarial español gracias a sus soluciones rompedoras que sustituyen el modelo tradicional de gestión de gastos.

DIRIGENTES (D.) Pleo aterriza en España en 2020, en plena pandemia y, sin embargo, no supuso una barrera para su expansión y crecimiento. ¿Qué echaban en falta en el mercado español para dar ese paso?

Álvaro Dexeus (A.D.) El mercado español fue la primera apuesta de Pleo por el sur de Europa, llegamos a mediados de 2020 y estoy muy orgulloso de contribuir con mi experiencia en España al desarrollo de otros mercados. En sólo ocho años hemos conseguido que 25.000 empresas trabajen con Pleo, contamos con más de 800 empleados repartidos en siete oficinas por toda Europa, estamos presentes en 16 mercados europeos y hemos alcanzado el estatus de unicornio, con una valoración de 4.700 millones de dólares. Hemos atravesado un periodo de crecimiento enorme y muy rápido, gran parte de la cual procede de España, lo que demuestra la necesidad de un producto como el nuestro.

La gestión de gastos es una tarea poco digitalizada y esto genera costes adicionales, procesos tediosos y pérdidas de tiempo. En España, el personal de finanzas afirma dedicar una media ocho días laborables completos al año a perseguir y tramitar recibos que podrían dedicarse a cuestiones más estratégicas y que hace que nuestras compañías se sitúen a la cola de Europa en términos de eficiencia. Por este motivo, hay una gran necesidad de digitalización de los gastos en nuestras empresas y ahí radica parte de nuestro éxito.

D. La imparable sucesión de acontecimientos de los últimos meses ha puesto en jaque a pymes y autónomos. ¿Qué soluciones ofrece Pleo para que miles de empresarios confíen en ellos?

A.D. Pleo ha supuesto una revolución en el sector con una solución todo en uno que va más allá de la oferta existente para digitalizar recibos. Permite crear tarjetas de crédito y registrar cada gasto en el momento en el que se realiza, y no cuando el empleado lo reporta, lo que ofrece información en tiempo real para el equipo financiero. Asimismo, elimina el uso del papel con una solución completa e integrada que agiliza el proceso en todas sus etapas para el financiero y el empleado.

Los gastos se registran mediante la app móvil y pueden agruparse por categorías, ofreciendo a los equipos de contabilidad y finanzas una visión completa y a tiempo real de todos los movimientos. De este modo, nuestras soluciones transforman el modelo tradicional de gestión de gastos, anquilosado en hojas de Excel, reporte manual y uso de dinero personal para según qué gastos.

Otro de los puntos diferenciales de Pleo es su grado de usabilidad ya que ofrece compatibilidad total con Apple Pay y Google Pay y, para aquellas ocasiones en las que los empleados tengan que abonar algo en efectivo de su bolsillo, pueden registrar el gasto a través de la función Pleo Pocket para su inmediato reembolso, reduciendo la incertidumbre y frustración que genera al empleado.

En cuanto a diseño y experiencia de usuario, nuestra solución es muy completa. En tan sólo 30 segundos el usuario puede completar todo el proceso, desde el pago hasta el envío del gasto con su correspondiente recibo al departamento financiero y solucionando la vida al empleado y al financiero con las integraciones que tenemos con las soluciones contables en España. También, dedicamos mucho esfuerzo al servicio de atención al cliente.

En este sentido, en España contamos con un equipo local encargado de asegurar una respuesta impecable a nuestros clientes cuando nos necesiten. Además, apoyamos a las empresas de nueva creación con un modelo freemium para pequeñas empresas que están iniciando su actividad, con hasta 3 tarjetas gratuitas.

D. Presentan su fintech como la solución para centralizar todos los gastos dentro de la organización, pero ¿es una solución efectiva para el sector más tradicional del tejido empresarial español?

A.D. Pleo introduce un modelo de gestión de gastos moderno y automatizado que se adapta a las necesidades actuales de las empresas, ofreciendo a los equipos financieros un control y una visibilidad totales de todos los gastos de la empresa. Se trata de una tecnología puntera que abarca todo el proceso de gasto, desde el momento de la compra hasta su reporte y aprobación. Los empleados disponen de tarjetas de débito inteligentes con las que pagar y reportar sus gastos a través de un modelo que elimina el uso del papel.

En comparación con las empresas de otras zonas de Europa, las empresas españolas tienen grandes carencias en gestión de gastos de empleados. Se trata de una tarea poco digitalizada y esto genera costes adicionales, procesos tediosos y derroche de tiempo. En España, el personal de finanzas afirma dedicar una media de 5,4 horas al mes a perseguir y tramitar facturas, un tiempo que podrían dedicarse a cuestiones más estratégicas y que hace que nuestras compañías se sitúen a la cola de Europa en términos de eficiencia. Y es que la realidad es que las empresas españolas están por debajo de la media en cuanto a digitalización. Así se desprende del Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) que cada año elabora la Comisión Europea.

Álvaro Dexeus, responsable de Pleo en el Sur de Europa

En Pleo, creemos que el futuro de las empresas, su viabilidad dentro del mercado y su ventaja competitiva está ligada a su digitalización, al uso de herramientas tecnológicas que les permitan, no solo desarrollar nuevos productos o servicios, sino también agilizar todos sus procesos.

D. El último informe de Pleo, El estado del gasto en la empresa, esclarece que la falta de visibilidad en la empresa es uno de los mayores lastres que estas cargan. ¿Cómo afecta a la prosperidad de una compañía este hecho?

A.D. La gestión de gastos es una de las tareas que más recursos malgasta en las empresas españolas. Cuando los procedimientos de pago y de gestión de los gastos no están automatizados, los procesos se alargan y aumentan las posibilidades de que se produzcan errores.

Dentro de las distintas tareas que se llevan a cabo en los departamentos financieros, cabe destacar la falta de modernización de los procesos de gestión de gastos, solo 3 de cada 10 utilizan un sistema digital, lo que conlleva pérdidas, mala gestión del talento y presión sobre los trabajadores, que en casi el 90% de los casos cubren los gastos de trabajo con dinero personal y luego tienen que esperar hasta el siguiente cobro para recuperarlo.

Recientemente Pleo llevó a cabo un estudio para saber el impacto en los empleados de adelantar dinero propio para gastos de empresa y vimos que en España el 70 % de los empleados que tienen gastos de empresa utilizan su propio dinero para abonarlos y que se llega a reclamar cada año más de 5.000 euros en gastos de empresa.

Las soluciones digitales permiten romper con los procesos manuales y poco eficientes que siguen la mayoría de nuestras empresas. Focalizándose en el área de la gestión de gastos de empleados, la digitalización permite agilizar los procesos, liberarnos del uso del papel y tener un control preciso y más transparente sobre las compras realizadas por todos los empleados en tiempo real. Algo que, cada vez, cobra más importancia teniendo en cuenta los modelos híbridos y descentralizados hacia los que está evolucionando el escenario laboral.

Asimismo, apostar por las herramientas digitales adecuadas es posible generar informes de control de los KPIs clave de la empresa. Gracias a ellas, los departamentos de contabilidad pueden controlar en cualquier momento si se están siguiendo o no los objetivos trimestrales de la empresa y abordar las oportunidades de crecimiento empresarial.

D. ¿Cuál es el mayor error que suele cometer una empresa con falta de transparencia (o realismo) en sus cuentas?

A.D. En muchas ocasiones, las empresas que siguen ligadas a los procesos manuales, simplemente no tienen tiempo de buscar nuevas opciones, y a menudo las descartan por ser complejas y costosas, pero eso no tiene por qué ser así. La automatización de los procesos no sólo permite acceder a los datos en tiempo real siempre que se necesiten, sino que también puede ayudar a avanzar en eficiencia y calidad. Se trata de asegurarse de que no haya sorpresas. Mantenerse ágil y realizar previsiones precisas son principios fundamentales para planificar y realizar los ajustes que impulsen el rendimiento en el futuro.

Al adoptar una solución de gastos inteligente, las empresas pueden automatizar los detalles de la gestión de gastos y ganar en eficiencia y poder dedicar el tiempo a impulsar el crecimiento del negocio.

D. 2023 comenzó con una previsión incierta para la mayoría de empresas. Según su opinión y experiencia, ¿por qué se debería apostar desde el núcleo de la organización?

A.D. Un departamento financiero moderno debe desempeñar un papel fundamental en la estrategia de negocio de su empresa, y debe centrar sus recursos en la recopilación de datos; y a partir de ellos, realizar análisis que permitan a la empresa llegar a los clientes adecuados, fijar los precios correctos, invertir en los mercados adecuados, calcular los riesgos; en definitiva, contribuir al crecimiento.

Las herramientas digitales pueden allanar el camino hacia una mejor gestión de los gastos y, por tanto, una visión general de los costes de la empresa más amplia. De hecho, según nuestros datos, 9 de cada 10 CFOs son receptivos a la implementación de nuevas tecnologías y a la automatización de procesos en el entorno de trabajo, aunque esta preferencia en ocasiones no llegue a hacerse visible en la cultura corporativa.

A estas alturas, nadie pone en duda que la automatización de la gestión administrativa y contable a través de soluciones tecnológicas permite a las empresas ser más eficientes y transparentes, lo que se traduce en una reducción de costes y una mejor gestión del tiempo. La automatización de la gestión administrativa y contable a través de soluciones tecnológicas es una apuesta segura para las empresas. Al menos para aquellas que ven cómo, día a día, pierden dinero por no haber desarrollado procesos eficientes apoyados en la digitalización.

La desconfianza ante la digitalización que muestran algunas empresas abre varios frentes: estructuras de trabajo poco eficientes, pérdidas de dinero tanto para las compañías como para sus empleados y un mal uso del tiempo y de los recursos disponibles. Cada una de estas batallas solo se puede ganar si se adoptan modelos digitales para pagar los gastos relacionados con el trabajo.

D. La internacionalización de Pleo es evidente con su presencia en más de 14 países. ¿Cuál es el siguiente paso para la fintech? ¿Qué nicho de mercado esperan alcanzar próximamente?

A.D. Tenemos la ambición de posicionarnos como la solución de gestión de gastos líder en la región sur de Europa, replicando el éxito alcanzado en España en el resto de países. En 2021 vimos cómo los usuarios de Pleo se duplicaban, al tiempo que los volúmenes de las transacciones se triplicaron en comparación con 2020. A nivel global, queremos seguir mejorando y optimizando nuestro producto, para poder ofrecer el mejor servicio a todas las empresas con las que operamos.

Nos encontramos en un momento de incertidumbre para las empresas y ahora es más crucial que nunca que controlen los gastos innecesarios y obtengan una visibilidad completa y en tiempo real para que puedan realizar previsiones precisas y no solo capear este periodo, sino encontrar oportunidades para crecer y prosperar.