Años atrás uno de los sonidos que recorriendo las oficinas era el de la impresora, así como el olor de la tinta impregnando decenas, cientos e incluso miles de papeles constantemente. Ahora las organizaciones están asumiendo el desafío de reducir al mínimo esta acción, en línea con el compromiso medioambiental. Sin embargo, sus funciones no se reducen al papel únicamente. La impresora se está convirtiendo en el 'cofre del tesoro' de las empresas debido a la cantidad de datos que fluyen día a día. 

En este sentido, DIRIGENTES habla con Raquel Pinillos, Directora de Grandes Cuentas en Kyocera Document Solutions, quien lleva más de una década en Kyocera abordando proyectos de transformación digital en grandes compañías para convertirlos en lugares de trabajo inteligentes en los que esta herramienta tiene un gran protagonismo.

En un contexto de transformación digital, ¿cuál es la importancia de la impresora en una empresa en relación a los datos?

Desde el punto de vista de la gestión de datos, la impresora cumple una parte esencial en cualquier compañía. Kyocera concibe el equipo de impresión como un hub de entrada y salida de datos, y desde este concepto entendemos que los dispositivos de impresión forman parte crucial en el ecosistema digital del puesto de trabajo. Estos datos se pueden tratar, de tal manera que puedan ser convertidos en datos estructurados y formen parte de automatizaciones de flujos de trabajo. Los dispositivos ya no solo imprimen, sino que activan procesos, automatizan tareas, digitalizan de manera certificada, ponen a disposición de la organización datos para la toma de decisiones y se integran con las aplicaciones de negocio para generar eficiencias en procesos back y front office, entre otras muchas funciones. 

El compromiso con el medio ambiente se refleja en que cada vez se emplea menos papel dentro de las organizaciones, ¿qué rol tendrá la impresora en este contexto en los siguientes años?

Nosotros apostamos por la digitalización y la automatización de procesos, y por eso, dentro de un ecosistema digital, los dispositivos deben ser vistos como elementos polivalentes. La mayoría de las empresas no han nacido de manera nativa en el mundo digital y las impresiones en papel aún sustentan muchos de los procesos de las nacidas de manera analógica. Por ello, para ayudar a su transformación, Kyocera apuesta por imprimir lo menos posible con el mejor TCO -coste total de propiedad- y de la manera más ecológica mientras que, de forma paralela, realizamos estudios de automatización de procesos back office, gestión y mapa documental. Mejorando nuestra tecnología, garantizaremos un futuro más sostenible.

Han llevado a cabo algunos de los proyectos de digitalización de espacios de trabajo más importantes de España. ¿Cómo ha sido este proceso y cuáles han sido las principales dificultades con las que se han encontrado?

Un proyecto de transformación digital no puede llevarse a cabo de la misma forma en todas las empresas. Siempre incidimos en lo mismo: igual que no hay dos personas iguales, tampoco lo son las organizaciones. Por ello lo más importante es analizar cuáles son las necesidades de cada una. En este punto, es importante señalar que en Kyocera hemos sido los primeros en probar nuestras propias soluciones. De otro modo jamás llegaríamos a experimentar las preocupaciones o frustraciones de un cliente final. 

Una vez analizado el mapa de necesidades, abordamos cuáles son los procesos que hay que mejorar; a partir de ahí, implementamos la tecnología específica (escaneado y digitalización, introducción de toda la información a los sistemas de la compañía, automatización, etc.) y ponemos en marcha un proceso de seguimiento para comprobar que se está implementando correctamente.

En cuanto a las dificultades, podemos identificar 4 pilares sobre los que se sustentan los procesos de digitalización de todas las compañías: tecnología, personas, procesos y eficiencia. Si estos 4 factores no están alineados, no se puede hablar de proceso de digitalización. Fomentar la cultura del cambio y la transformación de las personas es algo crucial, ya que la transformación no consiste en implementar nueva tecnología, sino en encontrar nuevos modos de hacer las cosas y nuevos modelos de negocio.

¿Cómo se puede cuantificar la transformación digital de estas empresas?

Este es un punto interesante, teniendo en cuenta que la transformación en sí es algo difícil de parametrizar y, sobre todo, que depende de los procesos que se transformen en cada empresa. Para mi existen cuatro factores fundamentales que, conjuntamente, son los que potencian el “cambio”: el valor o la importancia que cada organización de sus iniciativas de transformación digital, su desempeño en la construcción de un entorno digital, la inversión y la experiencia generada después de todo ello. 

¿Cuáles cree que serán las tecnologías protagonistas de los siguientes años?

La Inteligencia Artificial, la semántica y el reconocimiento de voz. El gran avance se dará como consecuencia de unir estas tres tecnologías y aplicarlas a las distintas industrias. Todo ello, contribuirá sin duda a aumentar la densidad digital, un concepto que involucra a organizaciones, personas y cosas conectadas. A medida que la densidad digital se intensifica y aumenta nuestra capacidad para combinar conexiones y datos, las líneas entre el mundo físico y el digital se desdibujan, al tiempo que aumenta el potencial de generar nuevos modelos de negocio.

¿Cómo se hace frente a la gestión del cambio desde la directiva de la compañía?

La cultura empresarial es, precisamente, la mayor barrera que hay a la hora de llevar a cabo un proceso de transformación. Por ello es tan importante gestionar correctamente ese cambio. Educando a los empleados y facilitándoles herramientas que mejoren su trabajo conseguiremos “empoderarlos”. Las personas han de ser el centro de cualquier estrategia u hoja de ruta digital.  

Se habla mucho de transformación digital, pero, ¿las empresas están preparadas para todos los cambios que implica este proceso? 

La digitalización afecta a toda la cadena de valor de una compañía, y medir tanto su avance como la eficiencia de cada uno de los elementos de esa cadena es un deber en las organizaciones que quieran competir en la era digital. 

Durante muchos años el principal objetivo ha sido desarrollar e implementar tecnología para mejorar la experiencia de sus clientes y servicios ofrecidos, pero ahora se han dado cuenta de que tan importante es la digitalización externa como la interna, la de los propios trabajadores que hacen más eficiente toda la organización. Nuestro objetivo es reducir la distancia entre la digitalización del front office y el back office, y las organizaciones poco a poco avanzan en ello.