Estrategias para blindar su pyme ante los efectos de la pandemia

Anticiparse a los riesgos. Probablemente sea uno de los objetivos de todas las empresas mundiales. No obstante, el coronavirus ha pillado desprevenido a todo el mundo y poco preparados para situaciones adversas como esta. Por lo que garantizar la continuidad de un negocio en un entorno turbulento, tomar decisiones acertadas en función de un plan de acción definido e identificar nuevas líneas de negocio son algunos beneficios de introducir un plan de contingencia a la estrategia empresarial en la pyme para hacer frente a una crisis. 

No conviene esperar a que la crisis sea un hecho para solventarla, sino que, para garantizar la supervivencia de la empresa, ésta debe crear un plan de contingencia que permita minimizar los riesgos empresariales y optimizar la utilización de los recursos en caso de ocurrir. 

Estrategia para la emergencia

Con el plan de contingencia se suple la falta de control que generan las situaciones turbulentas en la gestión empresarial. “Se logra mitigar al máximo los aspectos negativos de toda crisis y minimizar el impacto en la cuenta de resultados de la compañía en el medio-largo plazo”, como argumenta el socio fundador de Quercus Ventures,Vidal-Aragón. 

Esta herramienta se define como un conjunto de medidas organizativas, técnicas y de recursos humanos y mediante la que otorgan responsabilidades y protocolos de actuación para cada uno de los actores de una compañía. Para ello, es necesario realizar un análisis de riesgos previo. Unas amenazas que pueden ser de diverso tipo o tener un porcentaje de probabilidad de que sucedan distinto. Y así determinar el procedimiento para superarlas y especificar las acciones concretas para cada caso.

Un error común es que las empresas valoran situaciones del calibre de esta pandemia como poco probables y no dedican recursos necesarios para cubrir estos riesgos 

Desde el Instituto Nacional de Seguridad, Incibe, insisten en que se determine qué pasos se van a seguir para cada uno de los diferentes elementos potencialmente afectados por la contingencia, para evitar el daño irreversible. Algunos de estos factores son: 

– El personal: evaluar las diferentes opciones para reducir su ausencia, garantizar que puedan trabajar desde casa (políticas de teletrabajo) y establecer unas directrices que aseguren su motivación y salud mental en situaciones de crisis. 

– Las instalaciones: estudiar situaciones en las que no se cuente con una ubicación como la oficina para trabajar y adaptarlo a la nueva realidad, así como la tecnología implicada en dar soporte al proceso de trabajo fuera del emplazamiento habitual. 

– Trabajar un plan de clientes: cómo se les puede generar confianza, cómo se les va a seguir proveyendo servicios o cómo se mantiene la cercanía con ellos. 

– En materia financiera, trazar una previsión de tesorería en base a tres escenarios diferentes: pesimista, realista y optimista y, en función de estos contextos, realizar una proyección financiera a cierre de año. Dentro de la estrategia de tesorería se deben ajustar costes: analizar qué gastos se pueden eliminar o reducir de forma temporal y optimizar la generación de ingresos.Esto último las empresas lo hacen mediante vías como volcarse en la venta online, pivotar hacia otros modelos de negocio temporalmente o aprovechar la financiación pública para innovación tecnológica.

“Los planes delimitan riesgos conocidos y el problema es que el futuro no lo conocemos”, director de Opinno Ideas, Daniel Medina. 

Como de toda crisis también surgen oportunidades, en el plan de contingencia debe realizarse un estudio de mercado para identificar los sectores y empresas que están obteniendo beneficios en este contexto para redefinir la estrategia comercial. Al hacer esto, es importante aprovechar los nuevos hábitos que se deriven de este confinamiento, adaptarse a la demanda y vigilar las tendencias para estar al tanto de cómo está reaccionando su entorno. Todo ello, para fidelizar a antiguos y nuevos clientes. 

Plan de futuro: para el mañana 

El plan de contingencia es adecuado para gestionar las emergencias que van surgir, pero por otro lado Daniel Medina, de la consultora de innovación Opinno, habla de que es igual de importante contar con un plan de futuro para saber cómo quiere jugar una empresa en el mañana. “En un contexto hipercambiante, si haces lo mismo que antes, estás muerto”. 

En este caso, se trata de una proyección que exprese dónde se quiere posicionar la organización. “Eso ya no es contingencia, porque no te centras en la urgencia, sino que actúas de forma innovadora, proactiva y visionaria”, comenta Medina.

¿Cuál es el problema? Las personas están muy ocupadas gestionando los riesgos derivados de lo que ya pasó, curando la herida. Hay tantos asuntos por resolver en las empresas en el corto plazo, que provoca que los planes de futuro estén difuminados. “El corto plazo no les está permitiendo ver que se tienen que mover ya. No todo el mundo está readaptando su negocio para el mañana”.

Daniel Medina habla de que las empresas que reaccionan rápido y de manera eficiente son aquellas que cuentan con un líder que no solo se haya enfocado en otorgar valor a 12 meses, sino en la supervivencia de la empresa en el largo. Se trata de una cultura, como ya lo es en Google o puede ser un enfoque particular de dirigentes fuertes que piensan que la empresa puede perdurar en el tiempo.