Registro de horario de todos los trabajadores, independientemente de su jornada. Conservación de estos datos durante cuatro años. Hacer que toda esta información esté disponible para los trabajadores y sindicatos, quienes deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria, así como las horas extras realizadas mensualmente. Estas son solo algunas de las obligaciones contempladas en el Real Decreto-Ley 8/2019 que afecta al control de asistencia de personal.

Cumplir con estos requisitos puede ser una tarea titánica. Sin embargo, es esencial para evitar sanciones a la empresa, pero también para mejorar la competitividad de la organización y mejorar el ambiente laboral de los trabajadores. Un sistema de control de asistencia eficiente mejora la gestión del tiempo, aumenta la productividad y proporciona transparencia en las relaciones laborales.

Factores clave a considerar al elegir un sistema de control de asistencia

Para los gerentes de las organizaciones o los responsables de recursos humanos elegir el sistema de fichaje adecuado es básico para el éxito de su empresa. Pero, ¿qué criterios deben tener en cuenta a la hora de trabajar con una solución u otra? ¿Qué sistema de control de asistencia para empleados es mejor? ¿Por qué? Quieres resolver estas dudas, sigue leyendo. Te las desglosamos.

Necesidades y características específicas de la empresa

Uno de los primeros puntos que hay que tener en cuenta es evaluar las necesidades específicas de la empresa. El tamaño de la plantilla es un factor determinante. Una pequeña organización con 10 empleados tendrá requisitos diferentes a una gran corporación con miles de trabajadores. Del mismo modo que influye en la toma de decisiones el número de trabajadores, también lo hace la ubicación de los mismos.

El lugar donde están ubicadas las sedes de una empresa también influyen en la elección. ¿Tienes múltiples oficinas o trabajadores en diferentes lugares? Si este es el caso, necesitarás un sistema que permita el control centralizado y remoto.

Además de lo anterior, también es importante considerar los tipos de jornada y turnos existentes en la plantilla. Si, por ejemplo, una empresa opera 24/7 con turnos rotativos, será necesario un sistema que pueda manejar estas complejidades. Lo mismo si en la plantilla hay trabajadores con horarios flexibles o home office, ya que esto requerirá funcionalidades específicas.

Funcionalidades clave del sistema

Desde el punto de vista de las funcionalidades, estos sistemas de control de asistencia para empleados pueden estar disponibles en diferentes modalidades. Y, la elección de una o varias dependerá de las especificidades de cada compañía. Teniendo en cuenta de que las soluciones digitales de este tipo suelen operar en fichaje web, móvil o biométrico, la elección de una o varias dependerá de los hábitos de trabajo de las personas.

Por ejemplo, una empresa con “trabajadores de campo”, que pisen poco la oficina, podrían beneficiarse de una aplicación móvil que permita el fichaje desde cualquier ubicación. Otra funcionalidad importante de estos sistemas de asistencia es la generación de informes y estadísticas de asistencia. Esto, para los dirigentes, es fundamental, ya que les ayudará a identificar patrones de asistencia y tomar decisiones informadas. Por ello, es prioritario buscar y encontrar un sistema que ofrezca datos detallados y fáciles de interpretar.

Al mismo tiempo, estas soluciones también deben agilizar la gestión de ausencias, vacaciones y horas extra para automatizar procesos, ahorrar tiempo y reducir errores. En algunos casos, además, también habría que estudiar si el sistema se puede integrar con otros sistemas de RRHH para realizar una gestión holística del personal.

Experiencia de usuario para empleados

Si los líderes deben encontrar estos sistemas prácticos, ágiles y fáciles de usar, también lo deben ser para los trabajadores que, al final, son quienes más lo utilizarán. Por este motivo, la facilidad de uso es primordial. Un sistema complicado generará resistencia entre los empleados y dificultará su adopción.

Además, tal y como dice la ley, los empleados deben tener acceso fácil a la información de su jornada. Algo que, además de fomentar la transparencia dentro de la compañía, también reducirá las consultas al departamento de RRHH, permitiendo que estos profesionales se centren en tareas de mayor valor añadido.

Aspectos técnicos y de implementación

No menos importante a la hora de elegir un sistema de asistencia es la facilidad de implementación dentro de la compañía. La instalación y configuración debe ser lo más sencilla posible, sobre todo en aquellas organizaciones que carecen de un departamento de IT. Para que sea lo más rápida y sencilla posible, lo mejor es optar por sistemas compatibles con la infraestructura existente en la compañía.

Este punto, por suerte, no suele haber problemas, ya que la mayoría de sistemas, como el de Sesame HR, funciona en la nube. Gracias a ello, esta solución se adapta con facilidad a las necesidades de cada organización, mejorando la experiencia de los usuarios y facilitando el cumplimiento de la normativa.
Así que si tienes que implementar un sistema de control de asistencia en tu empresa ten en cuenta todos esos puntos para, además de cumplir con la ley y evitar sanciones, mejorar la eficiencia de tu empresa y de tus empleados.

La inversión en un buen sistema de control de asistencia es una inversión en el futuro.