El 12 de mayo supuso un antes y un después para algunas empresas. Establecer un registro de jornada para los empleados a partir de esa fecha con carácter obligatorio acarrea una responsabilidad adicional para las empresas no exenta de polémica entre algunos agentes del sector. Tan importante es llevarla a cabo como hacerla de manera correcta. En este sentido, la firma dedicada al sistema de fichaje biométrico y web, B+SAFE, ha elaborado una lista con algunos de los requisitos a tener en cuenta en caso de que se produzca una inspección por parte de los técnicos de la Seguridad Social.

Con un período de gracia para que las empresas pudieran adecuarse a esta nueva normativa, Trabajo comenzó a realizar sus primeras inspecciones hace un par de meses con las sanciones pertinentes en caso de no ejecutarlo adecuadamente.

PERIODICIDAD

Si bien el documento elaborado por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social no contempla la periodicidad con la que se debe entregar una copia a cada empleado con información sobre la jornada -a excepción de que el convenio así lo recoja- no ocurre lo mismo en el caso de la empresa. Esta tiene que conservar una muestra o justificante de que se han facilitado los documentos al trabajador. Basta con una copia firmada por el empleado o a través de un correo personalizado.

DISPONIBILIDAD

Dichos documentos no solo deberán guardarse durante un período de cuatro años, ya que los inspectores pueden solicitarlo en cualquier momento, sino que además, tienen que estar almacenados en el mismo espacio en el que tiene lugar la actividad. Cabe recordar que han de estar accesibles también para los representantes de los trabajadores o cualquier miembro de la plantilla.

ANOTAR LOS TIEMPOS DE DESCANSO

En su momento, uno de los principales quebraderos de cabeza de su puesta en marcha era anotar las interrupciones o pausas en el trabajo. La respuesta es que sí debe hacerse, al no estar consideradas tiempo de trabajo efectivo. De este modo, también se facilita a los inspectores al contabilizar el número de horas reales que realiza cada persona. "En nuestra experiencia de campo nos estamos encontrando que, en el 80% de los casos, si se produce una inspección podría haber una sanción", asegura el CEO de B+SAFE, Nuño Azcona.

PRIVACIDAD

Respecto a su soporte, aunque puede hacerse en papel, los expertos recomiendan utilizar un sistema que ayude a mantener la información recabada durante cuatro años y reduzca los procesos. En cualquier caso, no hay que olvidarse de que el sistema implantado debe respetar en todo momento la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), por lo que la empresa tiene la obligación de informar al personal sobre el método de registro de jornada empleado, así como la finalidad y el alcance de dicha medida. "La mejor opción es automatizar el registro, ya que de esta manera no hay lugar al error humano o al descuido y todo queda registrado y simplificado en tiempo real", asevera Azcona.