La ley obliga a alrededor de 9.000 administraciones públicas a realizar cualquier notificacion de forma telemática. Por extensión, las empresas están forzadas a consultar todos los buzones para estar al tanto de cualquier aviso que las administraciones puedan remitir.

En España las Administraciones Públicas van desde los ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, ministerios, la DGT, la Agencia Tributaria, la Seguridad Social... hasta alcanzar alrededor de 9.000 entidades distintas. Desde 2010, todas ellas están obligadas a comunicar telemáticamente cada notificación a las empresas, en base a una normativa que trataba de agilizar y digitalizar las comunicaciones entre administración y empresas.

Por un lado, como escribe Carlos Javier Galán, abogado de Alberche Consultores en el blog de Fundación ConfeMetal, "los procedimientos electrónicos van permitiendo también cada vez más la presentación válida de solicitudes, escritos, recursos, etc., cómodamente por vía telemática, así como conocer el estado de tramitación del expediente por ese mismo cauce", lo que supone una gran ventaja en tiempo y molestias.

Hay que considerar que las compañías, sobre todo las pymes, no tratan con las 9.000 administraciones, pero no es un hecho desdeñable el tener que lidiar con comunicaciones de varias administraciones a la vez. Si a eso se le suman los proveedores, los clientes y los propios trabajadores de la empresa, los administradores de una compañía se enfrentan a un gran volumen de información.

Antes de la aparición de esta nueva normativa, la ley permitía a los ciudadanos elegir "la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos", lo que posteriormente se modificó para que fuera obligatorio.

El problema es que esa modificación supone que "todas las empresas tenían obligación de realizar cualquier trámite de forma electrónica", tal y como explica Daniel Camiroaga, director comercial de Certibox. Así, es la empresa "quien tiene que ser consciente de si hay algo que le tengan que comunicar", a diferencia de los procedimientos que se usaban anteriormente, consistentes en que la notificación llegaba por correo certificado y se aseguraba el recibo de la misma.

"El cartero probaba que te había notificado, y ahora es la empresa quien tiene que buscar que, de entre las 9.000 administraciones, existe alguna notificación", razona este dirigente. En esa línea, Camiroaga critica que en lugar de buscar en un solo buzón, ahora debe buscarse en 9.000, lo que considera "algo perverso".

Estar al tanto de las diversas notificaciones "es muy difícil para una empresa pequeña, una peluquería o un taller de chapa y pintura", comenta Camiroaga. Por ello, la mayor parte de las pequeñas empresas confían esta obligación a despachos profesionales, asesorías y gestorías sin los cuales "serían incapaces de gestionar esa comunicación".

A pesar de que las empresas cada vez tienen mayor concienciación acerca de la necesidad de digitalizarse, siguen sin disponer de los recursos suficientes como para realizar esta función desde la propia compañía. "Su nivel informático es muy precario, por lo que confían cualquier trámite que tenga que ver con la administración en el asesor".

No obstante, eso abre otro problema para las gestorías, que deben atender a todas las notificaciones de cada cliente, lo que se multiplica por los clientes que tengan. "La problemática puede llegar hasta el infinito", aclara Camiroaga.

SOLUCIÓN TECNOLÓGICA ANTE UN PROBLEMA TECNOLÓGICO

Ante la paradoja de un obstáculo que genera la propia tecnología que debería facilitar el día a día, se abren posibilidades que tienen que ver con la propia tecnología. De ahí el nacimiento de Certibox, una solución que rastrea los buzones de las administraciones en busca de las notificaciones que sean relevantes para la empresa.

"Surgimos para cubrir una necesidad", afirma Camiroaga, "Es sorprendente" continúa, "pero te diría 9 de cada 10 despachos nos compran la solución y esto muestra que son conscientes de que tienen una problemática y una responsabilidad". Desde su punto de vista, la recepción de esta herramienta tiene que ver con que "a nivel económico es razonable y a la vez soluciona una tarea que se han autoimpuesto porque el cliente es incapaz".

En pocas palabras, la solución de Certibox barre todas las sedes electrónicas, pero su desarrollo ha ido más allá de eso. Además, sirve para emitir, renovar y custodiar los certificados digitales, entre otras funciones. Para ello, la nube representa un aliado fiable.

Así, esta tecnología permite, por un lado, la custodia de los DNIS electrónicos y la firma; por otro lado, la emisión de nuevos certificados, evitando el desplazamiento a ningún organismo público; y la garantía contractual de que las notificaciones electrónicas de cualquier administración se van entregar tiempo y forma al asesor y al cliente.