Porque las obligaciones no se limitan a la presentación de liquidaciones, sino que afectan al día a día de la actividad, desde anfix, solución cloud del sector de la Contabilidad y Facturación en España para autónomos y pequeña empresa, señalan algunas de las normas para evitar problemas con el fisco.

1. Obligación de emitir factura. Como regla general, el autónomo debe emitir factura por todos los servicios que presta o las ventas que efectúa. La factura debe cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación: contener los datos de emisor y destinatario, fecha y número correlativo, tipo de IVA, desglose de bases y cuotas y debe expedirse, si es al público, en el momento de realizar la operación y si es a un autónomo o empresa, antes del día 16 del mes siguiente a su realización.

2. Obligación de exigir factura. El autónomo debe exigir factura de todos sus gastos y esa factura debe contener todos los datos que indica el reglamento. Una factura simplificada que no tenga nuestros datos no es un justificante fiscal; no sirve para deducir. Tampoco sirven los albaranes o las notas de entrega. Solo las facturas. Por ello, desde anfix, recomiendan que siempre solicite factura de todos los gastos que tenga su negocio sin olvidarse de tenerlas registradas.

3. Llevar libros de ingresos y gastos. El autónomo debe anotar todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, en los libros de ingresos y gastos, cuya llevanza se realiza actualmente en soporte informático. Esto es muy importante, pues los libros suelen ser lo primero que pide Hacienda para contrastar los datos numéricos que contienen los modelos de liquidación. Una factura que no esté anotada no es deducible.

4. Obligación de conservar los documentos mercantiles. Los documentos que justifican las operaciones realizadas en el ejercicio de la actividad, así como las facturas soporte de los ingresos y gastos deben conservarse durante el plazo de 6 años según la normativa mercantil. Aunque, a efectos fiscales, no serán exigibles transcurrido el plazo de prescripción de cuatro años a contar desde la fecha de presentación del impuesto. Esta norma tiene salvedades, como ocurre con las amortizaciones. La factura de un bien que se está amortizando debe conservarse mientras dure el periodo de amortización. Un contrato de arrendamiento, de leasing o de préstamo, por ejemplo, se conservará hasta que la operación que recoge tenga efectos. La obligación de conservar los documentos afecta también a los contratos de negocios, pues sirven para acreditar la realidad de las operaciones recogidas en las facturas. Con soluciones de gestión cloud, como la que propone anfix, se pueden guardar las facturas y el resto de documentos en la nube, durante este periodo de prescripción, de forma gratuita.

5. Obligación de comunicar el domicilio fiscal. Es muy importante que el autónomo comunique su domicilio de manera correcta, pues esto va a determinar que pueda recibir las comunicaciones y requerimientos de Hacienda. Una advertencia final, que hay que tener presente en todo momento, es que una notificación no recibida se entenderá practicada al segundo intento fallido y el procedimiento que contiene seguirá adelante sin que podamos oponernos a posteriori. Las cartas de Hacienda hay que abrirlas siempre y contestarlas.