La importancia de la gestión de activos software

Más del 48% de los presupuestos de las compañías están dedicados al software y la tendencia es aumentar este porcentaje en los próximos años, según los analistas del mercado de las TIC. En este contexto, son varias las razones por las que las empresas cada vez son más conscientes de la necesidad de gestionar sus activos software y llevar a cabo un control del software instalado.

Los fabricantes de software han aumentado la presión sobre los clientes y están implantando importantes procesos de auditoría en un intento de regularizar el software no licenciado. En muchas ocasiones, se puede dar un mal uso de las licencias que se han comprado debido a los continuos cambios de licenciamiento o debido a que las empresas aceptan las condiciones de las licencias sin leerlas.

En la última reforma del Código Penal se han aumentado las penas por este delito, llegando hasta 4 años de cárcel para los CIOs de aquellas empresas que no tengan el software bien licenciado.

A esto hay que sumar la nueva normativa europea en proceso, en la que la gestión de activos software y la ciberseguridad influirán en el "rating" de las empresas. En un primer momento, esta normativa se aplicará en la Banca y después se extenderá paulatinamente al resto de las empresas.

La preocupación por la seguridad es otra de las razones de la necesidad de conocer en profundidad el software instalado. Las empresas están preparadas para repeler los ataques externos, pero gran parte de las vulneraciones provienen desde dentro de las instalaciones debido al software fuera de control.

Todo ello está ocasionando que las empresas demanden un servicio de gestión de activos software con el fin de conocer el estado de los derechos de uso de cada una de las licencias presentes en sus instalaciones.

Dificultades en el control del software

Existen varias herramientas de monitorización del software en el mercado, pero ninguna cubre todo el proceso ni contempla todos los fabricantes. Además, los clientes deben emplear recursos para la instalación, customización y diseño de los informes que estas herramientas ejecutan.

También hay que tener en cuenta que, una vez analizada la información, es necesario conocer en profundidad las reglas del licenciamiento de los distintos fabricantes, que son complejas y cambiantes. Por otra parte, la virtualización -que ya se ha convertido en un estándar en la arquitectura de los sistemas- ha consolidado el hardware, pero puede desconsolidar el software. Esto hace que sea necesario contar con expertos en diseño de arquitectura para estudiar cuál es la solución óptima con el menor impacto económico en el licenciamiento de los distintos fabricantes que formen parte de la solución diseñada.

Ventajas de un proceso integral de gestión de activos

Para resolver esta situación, las compañías necesitan un servicio integral de asesoramiento sobre la mejor forma de licenciamiento con todos los fabricantes y ayuda para gestionar sus activos.

Un proceso integral de gestión de activos es un proyecto a medio largo plazo, que permitirá a los clientes conocer el estado de su licenciamiento en todas sus instalaciones, lo que contribuye al cumplimiento de la normativa y a estar preparado frente a posibles auditorías de los fabricantes.

También hará posible que las empresas conozcan el uso de las licencias, pudiendo cambiar la ubicación de aquellas que no se usen cuando surjan nuevas necesidades y, por tanto, hacer un uso más racional del software, así como conocer las necesidades reales en la renovación de los contratos con los fabricantes. Además, los clientes podrán determinar la cuantía del mantenimiento futuro para planificar los presupuestos, detectar el software que realiza funciones similares y poder reunificar o racionalizar su uso. Por último, permitirá negociar mejor la compra de software y mejorará la calidad de los procesos internos de gestión.

Javier Astorga, sales Business Director de Comparex en España.