Los 5 criterios clave para escoger un ERP para pymes

Utilizar un sistema de gestión empresarial aportará mejoras sustanciales en la eficiencia y en la productividad, pero implica una reingeniería de procesos que muchas pymes no están dispuestas a afrontar. Para no errar en la decisión, desde Datisa, se apuntan una serie de recomendaciones en cuanto al aplicativo y el formato adecuado, para que, una vez asumida la decisión, también se pueda acertar con la tecnología correcta. En general, a las pymes les cuesta tomar la decisión de implantar un ERP, por eso, cuando lo hacen, a veces pierden el foco en cuanto al sistema que deben escoger. Determinar las necesidades concretas y proyectar estas a futuro, analizar el volumen de trabajo de la compañía -a nivel global y también interdepartamental- viendo la tecnología que se utiliza para el desempeño de la actividad y, por supuesto, cuantificar el presupuesto disponible, son solo algunas de las cuestiones que se deben tener en cuenta para elegir la solución adecuada. Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa dice que “los responsables de las pymes, en gran medida, han aceptado que la tecnología, y, concretamente, los ERP ayudan a mejorar la eficiencia de su negocio, pero siguen sin tener demasiado claros algunos criterios que deben tener en cuenta a la hora de elegir una solución u otra. A veces se dejan llevar por el aspecto económico y otras, por cuestiones aparentemente funcionales. Es importante que las funcionalidades que ofrece el sistema se ajusten realmente a las necesidades de su organización” Datisa ha elaborado una lista que incluye los 5 criterios clave que se deberán tener en cuenta a la hora de escoger un sistema de gestión para pymes: 1. Evalúa la funcionalidad: Una vez que se han determinado las necesidades que tiene la organización y se han establecido las posibilidades de crecimiento y/o decrecimiento en el medio y largo plazo, habrá que centrarse en una solución capaz de dar soporte a esos requerimientos. Si el sistema es demasiado “grande” habrá funciones que no se utilizarán nunca. Si es demasiado “pequeño” habrá funcionalidades que echaremos de menos. Es importante dimensionar bien el sistema para que se adapte a lo que realmente necesita y/o necesitará la organización. Un sistema escalable suele ser la solución. 2. Exige capacidad de integración: Un ERP no tiene porqué hacerlo todo. Muchas pymes disponen de soluciones verticales, adaptadas a sus modelos de trabajo y a los sectores específicos en los que operan. Si funcionan bien, no tienen porqué ser prescindibles. Por eso, es importante que el ERP que se implante permita la integración sencilla con otras soluciones que ya existan en la organización o que puedan utilizarse en el futuro. 3. Fíjate bien en la parte técnica: A la hora de escoger un ERP no tienes porqué ser un especialista en tecnología, pero sí estaría bien tener claros algunos conceptos “básicos”, como el tipo de base de datos que utilizan, si son de código abierto o no y, sobre todo, si por encima de las cuestiones técnicas, el sistema es fácil de utilizar. Al implantar una nueva herramienta, es precisamente esta parte técnica, la que suele suponer mayores conflictos. Por desconocimiento, desinterés o por falta de tiempo, lo cierto es que el “backoffice” o la tecnología que soporta a la tecnología es, precisamente, lo que más cuesta encajar en los procesos de decisión. Por eso, el cloud y/o el SaaS solucionan esta cuestión, trasladando toda la responsabilidad en ese sentido al proveedor del servicio. 4. El bolsillo también cuenta. Al analizar la parte económica deberá ponerse en comparación el coste de la consultoría previa, la compra de licencias, los procesos de implantación, los servicios de mantenimiento, las actualizaciones, el soporte, etc. frente al coste de la tecnología en modalidades diferentes como el Cloud o el pago por uso. Y decidir. ¡Ojo! en la parte económica también cuenta que el sistema sea modular, porque así se podrán planificar inversiones en diferido, es decir, en función de las necesidades que se vayan generando o, también, en función del presupuesto que se tenga. No siempre lo más caro es lo mejor ni lo más barato lo más recomendable. El criterio económico es solo una variante más que influirán en la decisión, pero no es, ni mucho menos, el más relevante. O, al menos, no debería serlo. 5. Los proveedores, que sean de fiar. Conocer tanto al fabricante como al implantador, en caso de tratarse de empresas diferentes, será importante para organizar un plan de trabajo conjunto. Conocer implica valorar proyectos que hayan llevado a cabo y que sean similares al que quieres desarrollar en tu organización, qué volumen de negocio tiene, qué presencia en geográfica, qué servicios adicionales aporta (consultoría, soporte, mantenimiento, desarrollo de aplicaciones a medida, integración, formación… qué solvencia presenta, más que nada, para no comprometernos con un proveedor que pueda desaparecer y dejar colgado el proyecto, etc.