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Reuniones en exceso, distracciones y tecnologías ineficaces, cóctel mortal para la empresa

Jabra, empresa especializada en tecnología de audio y comunicaciones, ha publicado una investigación titulada 'Productivity at the Office-Challenges 2015'. Las empresas invierten en tiempo y herramientas para sus profesionales en oficinas (trabajadores del conocimiento) para mejorar la colaboración con eficacia y concentración. Sin embargo, los trabajadores se enfrentan a 17 tipologías de distracciones diferentes a […]

Dirigentes Digital

13 ene 2016

Jabra, empresa especializada en tecnología de audio y comunicaciones, ha publicado una investigación titulada 'Productivity at the Office-Challenges 2015'. Las empresas invierten en tiempo y herramientas para sus profesionales en oficinas (trabajadores del conocimiento) para mejorar la colaboración con eficacia y concentración. Sin embargo, los trabajadores se enfrentan a 17 tipologías de distracciones diferentes a lo largo de la jornada laboral, atendiendo reuniones improductivas y luchando con una tecnología que fue pensada en su origen para mejorar la productividad.

Entre los principales hallazgos del estudio se encuentra datos como que el 36% piensan que las reuniones de oficina disminuyen la productividad, el 46% que los niveles de ruido son el mayor problema de distracción en la oficina o que según el 28% el exceso de emails es de lo más molesto, aunque el 78% prefiere enviar un email a realizar una llamada telefónica para resolver cualquier asunto.

El informe Productivity at the Office revela que la mayoría de los trabajadores cuestionan la productividad de los espacios de trabajo colaborativos que las empresas han creado para lograr eficiencias: la mayoría de estos espacios están situados en oficinas de planta abierta (34%), que por otra parte se consideran las la tipología de ambiente de oficina menos productive (así lo señala el 35%).

Reuniones ineficientes

El informe también revela el escaso conocimiento por los trabajadores para organizar de forma efectiva su tiempo de colaboración. Más de la mitad (51%) están de acuerdo que las reuniones sin una orientación o agenda clara suponen una pérdida de tiempo.

Entre las razones por las que estas reuniones no funcionan, entorno al 30% opinan que se debe a la falta de toma de decisiones y de seguimiento. Por otro lado, el 25% cree que se debe a la falta de preparación y la tardanza de los asistentes a la reunión.

La productividad del tiempo empleado en su ámbito propio es también crucial: los trabajadores dedican la mayor parte de su tiempo en su espacio en la oficina, por encima del 66% del tiempo de la jornada semanal (más de 6 veces que el empleado en reuniones), por lo que ese es el lugar donde se gana o se pierde la productividad más significativa.

La tecnología es clave

Para facilitar las reuniones, los dispositivos tecnológicos como tablets, smartphones, software de gestión de proyectos, de mapas de ideas o de intercambio de ideas son de uso frecuente. Sin embargo, la implementación de estas herramientas supone a menudo una merma de la productividad, por ejemplo el tiempo dedicado a la puesta en marcha de conferencias telefónicas.

Tanto el tiempo como la inversión desperdiciada son significativos: el 25% de las reuniones se retrasó debido a problemas técnicos y/o de los usuarios. En función del número de asistentes a la reunión, el coste-empresa puede aumentar. Mientras que el 71% de las reuniones tienen lugar en un mismo lugar, el 29% son a través de múltiples ubicaciones por lo que la tecnología que permita la colaboración se hace fundamental. Las frustraciones que genera el desconocimiento de uso de la tecnología representa lo más molesto para cinco de cada diez consultados.

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