Muchas organizaciones se están viendo desbordadas ante la actual situación de contención reforzada para prevenir el contagio del coronavirus COVID-19, que recomienda fomentar el teletrabajo y evitar las altas concentraciones de personas. Con el fin de servir como guía a las organizaciones en este escenario, el Club Excelencia en Gestión, asociación empresarial sin ánimo de lucro, cuyo propósito es contribuir a una sociedad mejor, promoviendo organizaciones excelentes en su gestión y resultados, ha elaborado un listado con 5 recomendaciones clave que pueden facilitar una adaptación más ágil.

Aunque no en todos los sectores es posible, en algunos existe un buen número de organizaciones con puestos de trabajo cuyas labores pueden realizarse sin necesidad de desplazar al empleado de su vivienda. Algo que puede ser muy útil tanto en situaciones como las que estamos experimentando en estos momentos como en otros escenarios que no nos son ajenos en la actualidad: dependencia familiar, conciliación, restricciones al tráfico, oportunidad laboral para personas con movilidad reducida, desplazamientos forzosos… O, simplemente, para mejorar las condiciones laborales de nuestros empleados. Pero no es éste el único elemento que se debe tener en cuenta. Es necesario marcar nuevos grados de flexibilidad horaria, implantar sistemas de información localizados en la nube para agilizar y sincronizar el trabajo y fomentar la formación online y las reuniones virtuales, entre otros aspectos.

Las 5 recomendaciones clave para una gestión y adaptación ágil

1) Fomentar el teletrabajo. Como comentábamos anteriormente, es una fórmula exitosa que suele mejorar el rendimiento del trabajador y su engagement o sentimiento de pertenencia con la empresa. Para llevarlo a cabo y cumplir con todas las exigencias de seguridad y ciberseguridad, cada organización debe habilitar un equipo preparado al empleado destinado a teletrabajar. Existen diferentes herramientas que nos pueden ayudar a medir sus resultados y observar si es viable mantenerlo y extenderlo a todos los casos posibles. También para conocer sus posibles riesgos y calcular cuál es el grado de madurez y compromiso de las personas con la organización para asumir esta nueva forma de trabajar.

2) Mejorar la digitalización. Es imposible mandar a nuestros empleados a desarrollar sus tareas desde casa sin haber llevado a cabo antes una digitalización de nuestros procesos. Contar con servidores alojados en la nube, correctamente protegidos, agilizará las respuestas de nuestra organización desde cualquier punto del mundo que esté conectado, mejorando así el servicio de cara al cliente y la productividad del empleado. Pero esto no es sólo cuestión de tecnología, tenemos que cambiar la cultura, la forma de hacer y de relacionarnos para normalizar que no hay que estar todos en la misma sala para trabajar juntos.

3) Aumentar la flexibilidad. La persona que teletrabaja por la necesidad de cuidar a un familiar no siempre puede ejercer su labor en un horario rígido y férreo, con reuniones y entregas inamovibles. Implantando una comunicación interna fluida es más fácil conocer sus necesidades y limitaciones y poder adaptar el ritmo del trabajo sin perder horas de productividad. Por tanto hay que evitar la rigidez. Esto refuerza la idea anterior de que la cultura y los valores que los líderes han querido trasladar a la organización son claves. Son los líderes los que deben fomentarlo con su propio ejemplo, reorientando la cultura del presencialismo hacia otra enfocada en generar valor.

4) Potenciar los encuentros virtuales: Contar con sistemas de teleconferencia, multiconferencia, videoconferencia y telepresencia puede ser muy útil en casos como los que vivimos hoy en día. Es una vía rápida, accesible y cada vez más asentada para abordar proyectos de trabajo y estrategias de equipo evitando desplazamientos innecesarios (con el sobrecoste que ello puede generar), ahorrando tiempo, evitando retrasos imprevistos… Y lo mismo ocurre con los encuentros y jornadas de formación, información y transmisión del conocimiento. En situaciones como la que vivimos actualmente, el uso del streaming, retransmisión online en directo, o del webinar ofrecen multitud de posibilidades, evitando la cancelación de eventos.

5) Impulsar el lado más humano: sentido común y empatía ¡que no “cunda el pánico”! En estos momentos de incertidumbre para todos es de crucial importancia aplicar el sentido común y el raciocinio apoyando a los compañeros de trabajo que más ayuda pueden necesitar o que sientan mayor temor ante una situación impredecible. A modo de ejemplo, y gracias a nuestro modelo de gestión basado en el Modelo EFQM, desde el Club Excelencia en Gestión nos hemos adaptado a la situación atendiendo a las diferentes circunstancias de cada Comunidad para realizar o modificar actividades y servicios programados, siendo siempre consecuentes con las medidas que se están tomando desde las distintas Administraciones Públicas. En línea con nuestro compromiso con la efr (Empresa Familiarmente Responsable), hemos habilitado a todos los miembros de nuestra organización para que puedan teletrabajar y atender al mismo tiempo a hijos y mayores a su cargo. Por otra parte, hemos decidido reforzar las actividades virtuales que tenemos previstas durante los próximos meses, y potenciar los contenidos online que se pueden encontrar en nuestro banco de conocimiento ÁGORA CEG, de modo que podamos seguir ofreciendo valor a nuestros socios sin necesidad de celebrar, por el momento, las desaconsejadas sesiones presenciales.