El espacio físico es finito y presenta unas barreras que la tecnología es capaz de romper. Ahora esto cobra especial relevancia en este contexto de crisis sanitaria provocada por el coronavirus, que ha obligado a cancelar cientos de eventos presenciales en todo el planeta. Así, las ferias virtuales se imponen como una alternativa para continuar interactuando con los clientes, mostrar los productos y servicios de una compañía y, en definitiva, dar continuidad a los negocios. 

Desde la empresa especializada en eventos, Grupo MCI, el director general adjunto de MCI en España y Portugal, Rudolf Rannegger, cuenta a DIRIGENTES cómo la pandemia ha podido impulsar este tipo de acontecimientos online y qué aspectos hay que tener en cuenta para exprimir su potencial. 

¿Cuáles son los beneficios de un evento virtual para una empresa?

Primeramente, la capacidad de aumentar de forma exponencial el número de asistentes a tu evento. Mientras la tecnología avanza, el número de participantes puede acabar siendo prácticamente ilimitado. Además, para la empresa organizadora, supone un ahorro notable en costes logísticos y de viajes, entre otros aspectos.

¿Cómo se puede cuantificar de forma económica su utilidad?

Una de las oportunidades de este tipo de eventos es definitivamente el análisis de datos y la presentación de informes. Debido a la naturaleza inherente de los eventos virtuales, los organizadores pueden confiar en diferentes puntos de contacto de datos para extraer métricas relevantes e identificar información procesable para maximizar el impacto de un evento y calcular el retorno de la inversión realizada.

¿Qué infraestructura tecnológica se precisa para organizar un acto de estas características?

Lo primero es tener un soporte tecnológico avanzado, utilizando todas las herramientas que aportan las plataformas virtuales y garantizando la mejor conexión y experiencia del usuario. Lo segundo, utilizar un entorno creativo y social como las redes sociales para transmitir un mensaje de manera llamativa, con presentaciones interactivas y videos que capten la atención de los asistentes. Para esto, es necesario contar con un aliado con experiencia que saque adelante el proyecto.

Últimamente ha habido una gran cantidad de compañías que han apostado por organizar webinars. Además de esta fórmula, ¿a qué otras recurren las organizaciones para mantener activa su comunicación?

En cuanto a los eventos virtuales, cabe destacar nuevas tecnologías que están facilitando la posibilidad de realizarse este tipo de eventos una vez sea permitida la libre circulación. En pos de que los eventos corporativos sean cada vez más atractivos y menos presenciales, ya existen en el mercado avances como los hologramas, la Realidad Aumentada (RA) y el Internet ofThings (IoT).

¿De qué forma ha podido impulsar los eventos online la crisis del coronavirus? 

De forma evidente. Esta situación de alarma y de confinamiento ha hecho ver al sector MICE, y también a las empresas, que el mundo virtual no sólo es una realidad, sino que es necesario para la organización de eventos corporativos. Esta pandemia nos ha enseñado muchas cosas a todo el sector, y ésta, sin duda, es una de ellas. 

Relacionado con la anterior pregunta, ¿cuál era la posición de los eventos online antes de la pandemia y qué ocurrirá con ellos cuando pase? ¿Puede cambiar en el futuro el parecer acerca de los actos físicos y, con ello, la forma de hacer negocios?

Desgraciadamente, para muchos clientes nacionales e internacionales, era poco común la apuesta por los eventos online. El presencialismo seguía muy vigente en el sector MICE y las empresas eran reticentes a realizar grandes impulsos digitales a sus eventos. Obviamente, corporaciones y ferias tecnológicas estaban más avanzadas en este aspecto, pero no podemos considerar que se estuviera apostando por ello de forma clara y general. Por supuesto tenemos que tener en mente que antes de COVID-19 el evento presencial estaba permitido y para muchas empresas el evento digital no tenía el mismo atractivo como el presencial, así la tecnología era más un elemento adicional para llegar a un público más amplio – los eventos híbridos. 

Por ello, creemos que será importante estar preparados para un cambio de modelo de evento una vez todo vuelva a la normalidad. 

El deseo de conocer y socializar es inherente a los seres humanos. Nada reemplazará el impacto de los eventos cara a cara o de hacer negocios en persona. Lo que si es que veremos una escalada de eventos digitales, ya que las ventajas de los eventos en un lugar físico eran claras, y ahora, también lo son las numerosas ventajas de los eventos digitales. Las agencias posiblemente tendrán que agregar diferentes tipos de profesionales a su nómina y los profesionales actuales también deberán adquirir nuevas habilidades y conocimientos más enfocados a este tipo de eventos.

Como expertos en eventos, desde MCI, ¿qué recomendaciones darían a una empresa que quiera llevar a cabo eventos virtuales?

Primero diría que hacer eventos virtuales no comienza con el proceso de buscar una plataforma y tirar adelante. Habrá que pensar y preparar la estrategia adecuada que nos prepare para el futuro, que será la convivencia del evento digital, hibrido y presencial. 

En este proceso se analizan los tipos de eventos, los distintos públicos y al final, se define qué eventos tienen sentido ser digitales, presenciales o híbridos, y solo entonces, se selecciona la plataforma o herramienta, que es la base del evento digital. 

Segundo, es importante saber que, alrededor del evento, hay mucho más trabajo que solo el de escoger la plataforma que se utiliza. Hay que crear el contenido adecuado, trabajar el uso de las RRSS y el marketing digital en la promoción del evento y experiencias que sorprendan (incorporando conceptos creativos y tecnología avanzada como Realidad Aumentada, Hologramas, IoT…), porque solo entonces el evento digital va a tener un éxito garantizado.

Como último y probablemente menos conocido en estos momentos, es el análisis de los datos de los participantes. Conocer su público, entender quiénes son los participantes, de dónde vienen y qué opinan es clave; y, probablemente, una de las grandes ventajas en el futuro será trabajar con bigdata y análisis avanzado.

Queda mucho por hacer en la industria MICE, pero también muchísimo por descubrirse. Al fin y al cabo, se trata de una nueva revolución que lo cambiará todo: la forma de trabajar, de relacionarnos y, también, de hacer negocios.