Los departamentos de Recursos Humanos se han caracterizado, tradicionalmente, por el manejo de grandes cantidades de documentos con el fin de llevar a término todos los procesos en los que están inmersos: desde revisión de curriculums personales, gestión de procesos de selección, administración de contratos, nóminas… Todo ello suponía la inversión de un gran porcentaje de horas y espacio que se han visto reducidas gracias a la digitalización. Ahora es posible dedicar más tiempo a mejorar aspectos relacionados puramente a la gestión de personas y talento de cara a mejorar la experiencia y bienestar del trabajador.

La importancia de digitalizar los departamentos de Recursos Humanos tiene una correlación directa con la necesidad de las empresas en atraer y retener el mejor talento, puesto que, la automatización y facilidad en los procesos de selección y, sobre todo, en el proceso de onboarding para los nuevos candidatos es esencial como primer escalón del engagement.

Por otro lado, como ya se ha demostrado y como se viene practicando, el teletrabajo ha supuesto la digitalización de multitud de procesos y tareas laborales, amén de la transformación de la propia relación empresa-empleado.

De entre todas las herramientas disponibles para digitalizar los departamentos de Recursos Humanos, la firma electrónica ocupa un lugar relevante. Su estallido se dio con la crisis de la Covid-19, pues según datos de Signaturit, más del 80% de las compañías apostaron por ella y según las previsiones de los expertos es un sector en pleno crecimiento.

La apuesta por la firma electrónica no es extraña porque sus beneficios son muy relevantes:

• Eficiencia y ahorro: la firma electrónica ahorra tiempo y costes, lo que se traduce en un aumento de la productividad, según el 82% de los profesionales del sector en un estudio llevado a cabo por Signaturit.
• Agilidad en la gestión: Los equipos y empleados pueden concluir acuerdos sin necesidad de desplazamiento y a través de cualquier dispositivo conectado sin descargar ninguna aplicación. De hecho, según el estudio que hemos realizado, el 76% de los documentos que se envían, se firman en el mismo día y un 97% en un plazo máximo de cinco días.
• Desde el punto de vista de gestión laboral, la firma digital agiliza procesos como la firma de nóminas, las comunicaciones laborales, las condiciones del puesto de trabajo, procedimientos legales, registro de la jornada laboral diaria o los permisos de vacaciones.
• Excelencia en el servicio: en términos de contratación, permite hacer un seguimiento del estado de la firma, así como una revisión de las condiciones del contrato.
• Seguridad: con total seguridad y confianza al seguir las reglas impuestas por el país, sujetas al reglamento europeo conocido como eIDAS, responsable de regular la firma electrónica y otros servicios de confianza, como la entrega electrónica certificada o sellos de tiempo.
• Diferentes tipos de firma para cada tipología de documentos. Por ejemplo, para documentos de bajo riesgo jurídico, como registros horarios, se puede emplear la firma electrónica simple. Si deseamos firmar contratos online se recomienda la firma electrónica avanzada.
• Protección del medio ambiente: la digitalización repercute de forma positiva en el medio ambiente, lo que permite reforzar la apuesta de la compañía por procesos de trabajo sostenibles al utilizar, por ejemplo, menos papel. Gracias a la digitalización y más concretamente a la firma electrónica, se han ahorrado 900 toneladas de CO2 en España, así como 43 millones páginas de papel en un año, lo que supone un total de 215.000 kilos de papel.

Por tanto, a modo de conclusión, queda claro que la digitalización es un proceso que afecta a todas las áreas empresariales y que supone un sinfín de ventajas y beneficios que repercuten directamente en la gestión de las empresas, con especial incidencia en los departamentos de Recursos Humanos, pieza clave en la mejora de la eficiencia y de la competitividad.