El mundo empresarial está pasando del entorno analógico al digital a un ritmo acelerado. Según un estudio de IDG, el 89% de las organizaciones ya ha adoptado, o al menos planeado, una estrategia online para mejorar la productividad laboral y el rendimiento de sus negocios. ¿Significa esto que los documentos en papel, y los datos que estos contienen, no tienen ya cabida en el futuro empresarial?

La transformación digital lleva el foco al dato

La transformación digital no solo consiste en optimizar los procesos de negocio y las operaciones empresariales, sino que debe permitir un modelo de trabajo flexible en el que los profesionales puedan trabajar desde casa o cualquier otro lugar con conexión a internet. Se trata de un periodo en el que es necesario reconocer que los datos son un activo de gran valor, a partir de los cuales se puede extraer información crítica para las empresas. Mediante el uso de herramientas analíticas, todo este conocimiento puede impulsar en positivo los resultados empresariales en cualquier sector, desde marketing hasta legal, ayudando a identificar nuevas oportunidades, mejorar las eficiencias en productividad, así como aumentar la satisfacción del cliente.

El formato analógico en un mundo digital

Aunque la mayoría de usuarios consume contenido a través de sus dispositivos móviles y utiliza entornos online en el trabajo, el papel sigue teniendo un peso importante en el día a día gracias a su versatilidad, facilidad para llevar de un sitio a otro, su aceptación como soporte legal y, cómo no, a la hora de conservar todo aquello que tenga cierto carácter emocional: no es lo mismo ver fotos a través de una pantalla que enmarcar nuestra imagen favorita en casa, colgar los dibujos de los más pequeños en la nevera o conservar cartas antiguas escritas a mano.

El papel, a día de hoy, sigue proporcionando una experiencia de usuario diferencial, existiendo una gran lista de documentos que funciona mejor en papel, a veces motivada por factores de arraigados en la cultura local, y otras por su mayor eficiencia como soporte de información. En los negocios, folletos, volantes y tarjetas de visita siguen teniendo gran relevancia, en parte porque pueden pasarse directamente de una persona a otra, lo que convierte este intercambio en una experiencia personal con un resultado tangible. Sin embargo, una vez realizada esta acción, es importante llevar a cabo una gestión eficiente de la información contenida, para lo cual es necesario capturar el valor inherente a estos activos analógicos, digitalizando por ejemplo los datos de contactos tras un evento o pasar los recibos de gastos a formato electrónico para su reembolso.

Digitalización de activos en papel

Las organizaciones con mayor ventaja competitiva serán aquellas que aprovechen sus activos en papel, digitalizando los datos contenidos en ellos y utilizando dicha información para conseguir mejores resultados empresariales. Existe un importante valor para las organizaciones aún por explotar escondido en sus archivos documentales en papel. Esta información debe ser desbloqueada y pasar a organizarse mediante bases de datos u hojas de cálculo, así como utilizarse en aplicaciones empresariales, con el fin de generar conocimiento. De este modo, las empresas dispondrán de más información con la que poder tomar mejores decisiones de negocio, además de contar con la posibilidad de reducir aquellos inconvenientes relacionados con el almacenamiento de papel y ofrecer mayor flexibilidad a sus empleados, aumentando asimismo la productividad laboral.

Para lograr todo esto, las empresas interesadas deben empezar por implementar un proceso de gestión eficaz para la digitalización de sus documentos en papel. Una buena opción es invertir en un dispositivo de escaneo que permita leer documentos mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y automatizar tareas. Habría que buscar una solución de escaneado que posibilite rellenar automáticamente hojas de cálculo a partir de la captura de facturas, o actualizar bases de datos de contactos tras digitalizar tarjetas de visita. Según IDC, un 85% de los responsables de la toma de decisiones de las empresas cree que dispone de unos dos años para avanzar significativamente en materia de transformación digital; de no ser así, correrían el riesgo de quedarse por detrás de sus competidores. El tiempo apremia, y la medida más prudente pasa por que las organizaciones apuesten por soluciones de digitalización de documentos que garanticen el flujo entre el entorno analógico y digital lo antes posible con las máximas garantías en lo que se refiere a eficiencia y calidad de datos obtenidos.