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Planificando un futuro sin hojas de cálculo

Escribe Frederic Portal, Senior Product Manager de Workday en EMEA

17 DE junio DE 2019. 16:32H Frederic Portal

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¿Qué negocio funciona hoy de la misma manera que lo hizo en la década de 1990, cuando dejaban mensajes en el contestador y hacer networking implicaba estar de pie en una conferencia de negocios con un maletín y un traje mal ajustado? La respuesta es directa: prácticamente ninguno. De las empresas en la lista de Fortune de las 500 compañías más grandes de 1995, solo 24 se mantienen hoy en día en la clasificación.

El mercado global se mueve demasiado rápido y requiere demasiada agilidad para que las empresas confíen en herramientas diseñadas para una época en la que la planificación era un proceso lineal y que funcionaba de arriba hacia abajo. Ya no pueden darse el lujo de dedicar 77 días a desarrollar un plan anual. El cambio ahora es continuo, por lo que la planificación también debe serlo.

Esta nueva realidad está causando que un número creciente de directivos del área de finanzas le digan a su personal que encuentre herramientas más adecuadas para los negocios modernos que las hojas de cálculo, que ha sido durante décadas la aplicación de planificación predeterminada para, prácticamente, todas las empresas. Es así como, en este mundo rápidamente cambiante, se han agravado los inconvenientes que todos conocemos de las hojas de cálculo (dolores de cabeza por el control de las versiones, errores derivados de la entrada manual de los datos, límites de importación de datos y otros) lo que impide el buen funcionamiento de los empleados.

Una nueva forma de planificar desde la nube

Por estas razones, no es de extrañar que estemos viviendo un momento de auge del software de planificación basado en la nube. Estas empresas han extraído y utilizado las capacidades fundamentales de la hoja de cálculo para convertirla en lo que siempre ha intentado ser: un software automatizado, intuitivo, colaborativo, integrado y, por supuesto, siempre actualizado.

Mucha gente sigue utilizando las hojas de cálculo como una herramienta de productividad personal, por lo que no es probable que desaparezcan por completo. Pero para los departamentos y directores de finanzas, ventas y la planificación relacionada con los empleados, el futuro será muy diferente. ¿Qué podemos esperar en los próximos años? Muchos cambios, pero todos ellos pensados para mejorar y agilizar procesos:

Automatización de tareas manuales para dar paso a actividades estratégicas. Según un informe de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP, según sus siglas en inglés), el personal de un departamento de finanzas dedica el 83% de su tiempo a tareas manuales y de poca importancia, como la entrada de datos y su consolidación. Eso es tiempo perdido que pocas compañías pueden permitirse. Sustituir las hojas de cálculo tradicionales por presupuestos y previsiones basadas en la nube permite automatizar ese tipo de tareas, de tal manera que los empleados dedican su tiempo a tareas más estratégicas que generan un valor añadido mucho mayor a la empresa.

Acceso en cualquier momento y facilidad de uso para una planificación más colaborativa y democrática. Las hojas de cálculo son excelentes para usuarios individuales; en grupos pequeños, no tanto, y en grupos grandes pueden ahogar la productividad. Las soluciones en la nube, en cambio, nacieron para fomentar la colaboración, permitiendo que todos los participantes autorizados trabajen en un plan en cualquier momento y desde cualquier lugar. Es más, siempre se sabe quién hizo qué cambios y cuándo. Y debido a que los principales proveedores de servicios en la nube reconocen que en los negocios todo el mundo planifica, han incluido entornos de planificación intuitivos que facilitan la colaboración, el ingreso de datos, la creación de informes, la ejecución de escenarios hipotéticos, y mucho más.

Planificación para potenciar la escalabilidad y la velocidad. La hoja de cálculo no fue construida para un uso empresarial. En cambio, la nube sí, por lo que las soluciones modernas de planificación basadas en el cloud pueden soportar miles de usuarios simultáneos. También están diseñadas para satisfacer las demandas de rendimiento de las empresas. El software de planificación en la nube más avanzado utiliza potentes motores de modelado que agregan memoria y recursos de cálculo cuando son necesarios, y eliminan los límites de datos que los profesionales de finanzas han llegado a despreciar.

Acceso a la información desde cualquier parte del mundo. La importación manual de datos empresariales en hojas de cálculo puede ser complicada y problemática. Por el contrario, las mejores plataformas en la nube inyectan automáticamente datos de sus sistemas ERP, HCM, GL y más. Cualquier usuario puede actualizar los datos con un solo clic, por lo que siempre sabrá que está trabajando con la información más reciente.

Cuidado con la brecha

Existe una brecha peligrosa que surge cuando las empresas confían en procesos obsoletos, mientras que sus competidores adoptan formas de trabajado novedosas y más ágiles.

A medida que la tecnología avanza, la planificación holística de toda la empresa ya no es un sueño imposible. Ahora es un imperativo comercial, la clave para desbloquear el tipo de agilidad que convierte la planificación en una ventaja competitiva. Al darse cuenta de esto, más y más ejecutivos están llegando a la misma conclusión: en el viaje hacia el futuro, la hoja de cálculo no es el caballo ganador.

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