"¿Por qué no funciona?" Estoy convencido de que muchos empleados de oficina habrán usado y/o pronunciado a lo largo de su vida laboral esa frase que, más que una pregunta, refleja un sentimiento de exasperación.

En la mayoría de los casos, se trata de una expresión utilizada para referirse a una impresora rota, a un rotulador seco que no ha sido reemplazado, a una tecnología que no funciona correctamente o a recursos sencillos que simplemente fallan.

Sin embargo, dado que las personas pasamos gran parte de nuestra vida en el trabajo, permitir que esos detalles aparentemente menores ocurran con demasiada frecuencia, es motivo suficiente para que alguien se desespere. Como dice uno de los mejores psicólogos especializados en espacios de trabajo, Sir Cary Cooper, el bienestar de los empleados es esencial para el éxito individual y colectivo.

Cooper comenta: "Las empresas de todo el mundo se esfuerzan no sólo para mantener a sus empleados motivados para que trabajen al más alto nivel, sino también para atraer el mejor talento de su sector. Para mantenerse por delante de la competencia, las organizaciones deben priorizar el bienestar de los empleados, asegurando que todos los aspectos de la marca, tanto internos como externos, resulten en satisfacción, creatividad y productividad".

Por lo tanto, al obligar a los trabajadores a invertir tiempo en arreglar una impresora o cambiar una bombilla, las empresas corren el riesgo de poner demasiadas trabas a un personal que deja así de ser productivo.

La desilusión y la insatisfacción en el trabajo, el soñar despierto con cambiar de empresa y la noción de buscar un mejor entorno es bastante más común de lo que se piensa ante este tipo de problemas triviales.

Y en un entorno globalizado en el que la búsqueda de trabajo, los cambios de empleo y las propuestas alternativas están a pocos clics de ratón (siempre y cuando funcione), las empresas tienen la responsabilidad de ocuparse de esas pequeñas cosas, a fin de que asuntos de mayor trascendencia sean las verdaderas prioridades en la oficina.

Poner en peligro el buen ritmo de la empresa

Un estudio reciente realizado por Staples, que analiza los índices de satisfacción de los empleados de oficina en toda Europa, revelaba que estos pequeños problemas son los que frecuentemente marcan la diferencia entre la felicidad o la infelicidad en el lugar de trabajo.

Cuando se pidió a los encuestados que enumeraran las fuentes de la desilusión provocada por las condiciones en la oficina, las principales respuestas en España incluyeron el mal funcionamiento de una impresora (22 por ciento), la iluminación inapropiada (30 por ciento) y la falta de espacio (20 por ciento).

Estos aspectos influyen en al menos una quinta parte del personal de la oficina, por lo que es lógico que la mayoría de los empleados, en algún momento, hayan experimentado al menos uno de estos problemas.

Sin embargo, tal vez lo más interesante fueron las consecuencias de tales "pequeñas molestias". Para una empresa en la que continuamente se ignora este tipo de deficiencias internas, arruinar la mañana o el día de alguien es la menor de las preocupaciones.

Desde el punto de vista de la satisfacción antes mencionado, más de las tres cuartas partes de los encuestados creen que la calidad de su espacio de trabajo en la oficina - sin importar la envergadura de los problemas - tiene un vínculo directo con su felicidad en el trabajo.

Además, más de tres cuartas partes están de acuerdo en que existe una relación directa entre la funcionalidad del lugar de trabajo y la productividad en el mismo, yendo más allá de la satisfacción individual y poniendo en peligro el correcto funcionamiento de una empresa.

En el peor de los casos, casi el 80 por ciento de los trabajadores en Europa creen que una oficina que funcione bien y sea atractiva es importante para la salud mental de su personal. El profesor Jeffrey Pfeffer, que publicó "Dying for a Paycheck" (Morir por un cheque) a principios de este año, también ha destacado la relación entre los espacios de trabajo deficientes y la mala salud de los empleados de las oficinas. Dice: "Durante décadas, la investigación ha demostrado que dar a la gente más control sobre cómo y cuándo hacen su trabajo aumenta la motivación y el compromiso".

Más del 80 por ciento de los encuestados estaba de acuerdo en que estas mismas "quejas incidentales" podrían, en última instancia, afectar a las cifras de retención de empleados.

Los pequeños gestos cosechan recompensas positivas

Una impresora estropeada no es sólo un inconveniente en que se pierden cinco minutos. El suministro inadecuado de alimentos y bebidas básicos no es sólo un fallo menor. Y una iluminación incómoda no es simplemente un peligro que los empleados deben ignorar.

Son una representación de los estándares de la compañía desde una perspectiva de mantenimiento y la señal de cuánto valoran a sus empleados. Y, como era de esperar, al subestimar a los miembros del personal, es poco probable que se obtenga lo mejor de ellos.

Casi el 90 por ciento de los encuestados por Staples cree que un entorno de oficina que funcione mejor les ayudaría a alcanzar sus objetivos en el trabajo, mientras que casi el 85 por ciento simplemente destacó una correlación entre la funcionalidad de la oficina y sus propios niveles de rendimiento.

Esencialmente, las empresas tienen que hacer del espacio de trabajo un lugar donde el personal pueda sentirse motivado y ser productivo, sin tener que preocuparse por problemas pequeños, pero a menudo molestos. Si un problema aparentemente menor puede tener un impacto tan profundo, entonces un gesto igualmente diminuto para mejorar esa situación tiene el potencial de cosechar recompensas igualmente positivas.

En la actualidad, sólo el 29 por ciento de los trabajadores en España cree que sus organizaciones están haciendo este tipo de gestos enriquecedores en el lugar de trabajo. Si no se hacen cambios, es posible que las empresas pronto vean que sus empleados se marchan.

Como dice el profesor Pfeffer: "No es de extrañar que los empleados estresados sean más propensos a renunciar, y esta rotación sale cara." Quizás es conveniente pensar que el gasto para hacer que su espacio de trabajo funcione es un coste que vale la pena asumir.