Tener un puesto de responsabilidad en una empresa implica tener muchos frentes abiertos que hay que gestionar y que, a veces, no nos dejan ver con perspectiva qué acciones deben ser prioritarias, o a cuáles debemos dedicar más tiempo. A lo largo de nuestra jornada laboral probablemente tengamos que hacer fotocopias y también visitar a socios, inversores, clientes. Ambas son necesarias al final del día, pero hemos de ser conscientes de cuál de las dos le reporta un mayor beneficio a nuestro negocio para dedicarle más tiempo.

Son éstas las tareas de Alta Rentabilidad (AR) que deben predominar en nuestro día a día para que nuestra labor sea más productiva. Al otro lado de la balanza están las tareas de Baja Rentabilidad (BR), necesarias para el desarrollo de nuestra compañía pero que nos despistan, nos hacen perder el foco sobre las acciones de mayor valor. Mandar facturas, seguimientos de cobros, estar pendiente de la correspondencia comercial... Tareas sencillas que podrían delegarse a nuestras personas de confianza. Y, si no hay posibilidad de ello, tenemos que ser conscientes de que han de ser las que menos tiempo nos ocupen.

Dentro de esas acciones o Cajitas, como suelo llamar a las acciones en mi “método de las cajitas”, que nos marcamos para conseguir una meta es necesario diferenciar entre las AR1 y las AR2. Las segundas son aquellas de carácter intangible que sirven para arrancar ese proceso de alta rentabilidad. Por ejemplo, elaborar un listado de visitas o llamadas a realizar, el guion del discurso con el que debemos convencer a nuestros interlocutores... el trabajo inicial para captar la atención de las personas que nos interesaría atraer hacia nuestro negocio.

Por su parte, las AR1, de carácter más tangible, son las más importantes de todas y a las que debemos dedicar el máximo tiempo posible. Por ejemplo, hacer el seguimiento final para cerrar definitivamente acuerdos beneficiosos para la empresa. Si no le damos a esta fase la importancia que tiene, si no la preparamos bien, el 90% del trabajo previo que hemos realizado se irá a la basura.

Algo que parece tan evidente no suele materializarse en la práctica real. En la mayoría de los casos que han pasado por mis sesiones he podido observar que apenas se le dedicaba una hora a la semana a las AR1. Es más, estas acciones ni si quiera estaban prefijadas con unos tiempos bloqueados, influidos casi siempre por los llamados ‘ladrones de tiempo’.

Unos son externos, y no siempre son fáciles de identificar o de acotar porque no se pueden prever. Por ejemplo, los atascos, los problemas de salud... aspectos que no podemos controlar y que pueden desbaratar nuestro planning semanal.

Pero también hay ‘ladrones de tiempo’ internos que se pueden vigilar e intentar eliminar, incluso barreras mentales como el no saber decir que no por temor al rechazo, porque nos parece que somos más respetuosos con los demás de este modo o por sentimiento de culpa, entre otras opciones. Esta situación genera situaciones de abuso por parte de otras personas que no se deben permitir si queremos tener tiempo para dedicarle a nuestras AR. ¿Cuál es el mejor antídoto para evadirlo? Aprender a expresar emociones y opiniones, positivas y negativas, sin herir ni molestar a nadie y preguntar ‘por qué’ cada vez que algo no resulte claro.

No hay que perder de vista tampoco el no saber delegar, bien por desconfianza, bien porque capacitar a alguien consume un tiempo que no tenemos. De esta manera, nunca podremos añadir nuevas AR en beneficio de nuestro negocio. Para mejorar en este aspecto, podemos empezar por capacitar a alguien de nuestra confianza para llevar a cabo tareas BR, o seleccionar personal entrenado en aquellas acciones en las que somos menos eficientes. Recordemos que el objetivo final siempre será liberar tiempo para poder dedicar a las AR que mejor sabemos gestionar.

Evitar las interrupciones también es vital para mejorar en lo que respecta a la productividad y a la comunicación. Un comentario en mitad de un discurso o un mensaje en el móvil mientras estamos concentrados en otra tarea puede hacernos perder la perspectiva y mucho tiempo para conseguir recuperarla.

En definitiva, hemos de ser conscientes de que las AR son tareas que redundan en la mejora cuantificable de los resultados en el mundo empresarial. En concreto, son aquellas relacionadas con los sectores de ventas, productividad y costes. Si ampliamos el tiempo empleado en estas acciones concretas dentro de los campos comentados observaremos que, a la larga, van a mejorar los resultados de la compañía.