Con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), puesto en vigor el pasado mes de mayo, los autónomos y emprendedores se enfrentan a cambios legales y, también, de organización y gestión interna en su propio trabajo.

Reglamento General de Protección de Datos

El nuevo RGPD tiene como objetivo la protección de datos personales de los usuarios o clientes, para garantizar totalmente la privacidad de aquellos que proporcionan su información personal. Esto engloba tanto a los datos físicos como online.

Para facilitar el cumplimiento de esta normativa europea, será imprescindible hacerse con cierto material de oficina que ayude a gestionar todo el almacenamiento de datos. Sobre todo, de datos físicos. No olvides incorporar los siguientes elementos en tu oficina.

Material de oficina y RGPD

Con el RGPD las empresas tendrán que conservar algunos documentos durante máximo cinco años, y de manera física, como son las facturas de sus clientes. Así que, necesitarán archivadores y fundas multitaladro para guardar todos los documentos. Incluso, carpetas colgantes para una mayor organización.

Las destructoras de papel se van a convertir, también, en un imprescindible con la nueva normativa. Habrá que eliminar todos los documentos inservibles de una manera profesional, sin dejar rastro. Además, todos los clientes que lo soliciten tendrán derecho al olvido y sus datos personales deberán ser eliminados.

Es decir, que se eliminará toda la información que deje de servir cuando fue recopilada; cuando haya sido procesada de forma ilícita; y si el cliente solicita la retirada de sus datos.

Sin olvidarnos del almacenamiento de datos, a nivel digital, de todos los clientes. Que podrán guardarse durante el tiempo que especifique la normativa en memorias usb o discos duros externos. De esta forma estarán a mano, evitando el gasto de papel abusivo.

Por otro lado, los olvidados sobres para correo postal. El Reglamento General de Protección de Datos especifica que se debe avisar a los clientes de esta nueva normativa europea, y de los cambios que existirán a partir de ahora.

Normalmente, las empresas suelen avisar por correo electrónico, porque es más barato e inmediato. Pero el uso de correo postal, con una carta personalizada y formal, puede ser una buena opción si queremos que los clientes se enteren. El hecho de recibirlo en papel, hace que la lectura sea más pausada e interiorizada. Así que, utilizad sobres y papel de oficina.

Es momento de ponerse en marcha y adaptar la oficina a los nuevos cambios que implica la normativa del RGPD. Y, por supuesto, de avisar a los clientes y usuarios para que acepten las nuevas condiciones y conozcan sus derechos.

Rocío García Sánchez