Nuevas vías para la optimización de gastos en las empresas

La optimización de gastos en la empresa se ha convertido en un recurso que mejora la experiencia del usuario y brinda a los gerentes de finanzas más visibilidad en las transacciones. Un ejemplo de ello son las tarjetas que los empleados pueden utilizar, evitando así tener que adelantar de su bolsillo el dinero durante los viajes de trabajo o a la hora de abonar compras comerciales. Esta práctica aporta tranquilidad al conjunto de la compañía, al tiempo que flexibiliza y simplifica los procesos de pago, gracias a que su funcionamiento permite que las compras estén dentro de la política de la organización. 

La facilidad de su uso y el control del consumo en tiempo real son algunas de las ventajas que aportan a los usuarios y a sus revisores. Con la llegada de la pandemia, la inversión que se solía realizar en viajes se ha reducido. No obstante, al igual que las empresas necesitan poder gestionar sus equipos y proveerlos de herramientas de forma telemática, también han tenido que incurrir en un desembolso relacionado con la adquisición de material de oficina o licencias de software. En este contexto, la gestión de los gastos a distancia cobra más importancia que nunca.

Un ejemplo de la digitalización de procesos son las tarjetas corporativas Emburse Cards, creadas por la empresa homónima, especializada en la gestión de gastos y optimización de facturas de proveedores. Este lanzamiento se trata de unas tarjetas integradas que, a través del control en tiempo real, tienen el objetivo de actuar como una solución de automatización del desembolso. La eliminación de los procesos manuales, al tiempo que se automatizan las actividades, repercute en la eficiencia del negocio al aumentar la agilidad y reducir la posibilidad de error. Asimismo, presenta un doble objetivo humano y económico. Por un lado, mejora la calidad de vida de los usuarios y, por el otro, transmite confianza a los negocios.

Con el sistema creado por la compañía, los administradores son capaces de crear, emitir y gestionar instantáneamente tarjetas de crédito virtuales o físicas para los empleados de todos los niveles. En este contexto, la inmediatez es un factor clave. El CMO de Emburse Captio, Miquel Bada, explica que “en el caso de las tarjetas virtuales, se pueden emitir y estar listas para usar en unos pocos minutos”. Y, de igual forma, “en caso de necesidad, se puede cambiar el límite de una tarjeta o las condiciones de uso de forma inmediata, siendo muchísimo más ágil que con un proceso no digitalizado”.

CMO de Emburse Captio, Miquel Bada

Desde la organización también detallan que su sistema incorpora “reglas de gasto granulares en una amplia variedad de categorías, incluido el tipo de proveedor, la fecha y el monto de la asignación”. Este procedimiento contribuye a que el titular de la tarjeta “cumpla con las políticas corporativas en el punto de compra”, disminuyendo también la posible detección de violaciones durante el proceso posterior de su revisión. De esta forma, una vez completada la transacción, “los datos de la misma se transmiten automáticamente para la aprobación del usuario” y, más tarde, este también puede agregar documentación adicional como recibos y categorización del desembolso. 

Las ventajas continúan. El hecho de que toda la gestión de los gastos de los empleados esté unificada en un solo flujo minimiza el tiempo y los recursos utilizados, ya que se reduce enormemente el trabajo relativo a la conciliación de métodos tradicionales, tales como tarjetas personales y efectivo. Estos elementos “repercuten en un ahorro de dinero, se minimizan los recursos necesarios y permite ser más eficiente”, reflexiona Bada.

Asimismo, la seguridad es otro de sus puntos fuertes. Ante un posible robo o pérdida, el CMO aclara que “tanto el usuario a cuyo nombre está la tarjeta, como el mismo administrador de la cuenta, pueden cancelar temporal o definitivamente dicha tarjeta con el fin de que nadie realice un uso indebido de la misma”. Además, para lograr la máxima seguridad, en su compañía trabajan con tarjetas Visa con verificación 3DS y 3DS2, de forma que “el controlador o administrador de la cuenta puede tener la tranquilidad de que están siendo utilizadas por las personas adecuadas”. 3D Secured, más conocido como Verified by Visa consiste en una capa adicional de seguridad que garantiza que los pagos sean realizados por el propietario legítimo de una tarjeta de crédito.