Claves para una buena reunión de negocios

Los restaurantes de los hoteles suelen ser espacios discretos y tranquilos ideales para reuniones de trabajo, almuerzos con el jefe o comidas con clientes. El Hotel Villa Real, un lujoso hotel de 5 estrellas ofrece un entorno privilegiado para este tipo de encuentros, en el corazón de Madrid cuenta con un restaurante, East 47, moderno y cosmopolita que destaca por la cocina de autor de inspiración mediterránea y sus salones privados con imponentes obras de arte, para reuniones más numerosas. 

Los expertos de Derby Hotels Collection conocen perfectamente las necesidades de este tipo de clientes que aprovechan la hora del almuerzo para trabajar de una forma relajada en un ambiente agradable. Es por ello que la carta del restaurante East 47 ofrece platos frescos, fáciles de comer, sencillos y a la vez novedosos, platos creados especialmente para estas ocasiones por Paco Patón, Director de Restauración del hotel.

La elección de un entorno adecuado, es el primer paso para triunfar en un almuerzo de negocios; el segundo es tener claras unas sencillas normas de comportamiento que pueden resultar determinantes a la hora de dar una imagen correcta ante nuestro jefe, compañero o cliente. Para ello Montse Guals, Directora de la asesoría de imagen Qué me pongo nos brinda un resumen del abc del protocolo en comidas de trabajo.

Distendidos pero sin bajar la guardia

Sacar los negocios del despacho resulta muy agradable. Nos proporciona un terreno de juego mucho más relajado que da pie a las confidencias, a las reflexiones y que, sin duda, facilita el diálogo entre los comensales. Pero ello no significa que debamos bajar la guardia: "Nuestra imagen profesional a menudo no corresponde del todo con nuestra vida personal.

Puede resultar negativo dar pistas sobre nuestro estilo de vida fuera de la oficina, nuestras aficiones o familia. Es mucho mejor ser precavidos en estos aspectos" apunta Montse Guals. Por ello su consejo es "ante todo discreción" y frente a preguntas incómodas sobre nuestra vida personal es mejor cambiar de tema con un "otro día te cuento".

Otras precauciones ante la tendencia a relajarse frente a una buena comida y una copa de vino que hay que tener siempre presentes en un almuerzo de trabajo son: no quitarse nunca la americana (en el caso de los hombres) olvidarse del tabaco (jamás salir a fumar) y, sobre todo, apagar el móvil.

Móvil apagado

Estar pendiente del móvil, mensajes o correo electrónico es uno de los errores más frecuentes en las comidas de trabajo. "El uso del móvil durante un almuerzo o cena es una falta de educación ante el otro comensal" comenta la Directora de Qué me pongo. Sólo podemos mantener el teléfono conectado durante una cita como ésta si estamos esperando una llamada muy importante relacionada con el tema que nos ocupa y siempre avisando a nuestro acompañante. Cuando hayamos recibido dicha llamada debemos apagar y guardar el aparato durante el resto del almuerzo.

Otros ejemplos de dudas frecuentes que nos resuelve Montse Guals son, por ejemplo, qué hacer con el bolso, en el caso de las mujeres. Nos recomienda no dejarlo nunca en el suelo ni, por supuesto, encima de la mesa. Lo más correcto es guardarlo en el guardarropía o colgarlo de la silla. En caso de que nos manchemos o de que nos manchen, tampoco es correcto limpiarnos en la mesa o, peor aún, utilizar un anti-manchas delante de nuestro acompañante. Lo más indicado sería pasar por alto el incidente, como si no hubiera pasado nada, o, en el caso de un percance mayor, limpiarnos en el aseo del restaurante.

En el segundo plato no se espera

La rapidez es uno de los aspectos que más  se valoran en los almuerzos de trabajo. Estas comidas suelen durar entre 45 minutos y una hora y media, aunque en alguna ocasión puede alargarse un poco más, una costumbre más arraigada entre el público autóctono que entre los extranjeros. Paco Patón, con una gran experiencia en reuniones de trabajo, congresos, presentaciones… apunta que "que tanto el ambiente como la gastronomía debe ir acorde con el tipo de servicio que se va a ofrecer siempre teniendo en cuenta al público a quien va dirigido".

En cuanto al protocolo a la hora de pedir los platos y elegir los vinos, desde Qué me pongo afirman que debe ser siempre el invitado quien elija primero y que el anfitrión debe escoger en consonancia. La persona que invita elegirá el vino. A la hora de empezar, sobre todo en comidas de grupo, hay que esperar que la persona que convoca la reunión sea la primera en comer. Es frecuente que en este tipo de encuentros haya una presentación inicial. En este caso, el primer plato no se sirve hasta que ésta no termina y la persona que esté hablando acabe su intervención.

Éste es uno de los aspectos que siempre tienen muy en cuenta los encargados de sala del restaurante. En el caso de los segundos platos, resulta primordial servir a todos los comensales al mismo tiempo. "En los segundos no se espera porque deben estar todos emplatados al mismo tiempo" apunta Montse Guals.

A la hora de pagar, debemos de nuevo hacer gala de gran discreción. Por ello es mejor convenir con el restaurante el pago en privado. Nuestro invitado no debe ver la cuenta bajo ningún concepto.

Cuando se empieza a hablar de negocios

No es correcto tomar apuntes o hablar de negocios directamente durante el almuerzo. Deberíamos entrar realmente en materia tras los postres y a la hora del café. En este momento sí podemos utilizar documentos o tomar notas. Durante la comida sólo pueden tratarse estos temas muy vagamente.

Si tras el café nuestro anfitrión nos invita a una copa y él pide una, debemos acompañarlo. Si el almuerzo se alarga excesivamente y no conseguimos cerrar los asuntos que nos interesan podemos proponer continuar la reunión en el despacho. De esta forma rompemos el ritmo de la charla y nos damos un espacio para reflexionar y retomar el tema con un nuevo aire.