A pesar del hecho de que el uso de comunicaciones digitales y plataformas de comunicación está creciendo más rápidamente en las empresas que entre los consumidores, una de cada tres compañías no tiene a ningún responsable de gestión del contenido en mensajería instantánea (39%), móvil (32%), redes sociales (28%) e intercambio de contenidos en la […]
Dirigentes Digital
| 11 mar 2015
A pesar del hecho de que el uso de comunicaciones digitales y plataformas de comunicación está creciendo más rápidamente en las empresas que entre los consumidores, una de cada tres compañías no tiene a ningún responsable de gestión del contenido en mensajería instantánea (39%), móvil (32%), redes sociales (28%) e intercambio de contenidos en la nube (33%), según un nuevo estudio encargado por la compañía de gestión y almacenamiento de la información, Iron Mountain.
Este estudio, realizado por AIIM, la comunidad global de profesionales de la información, revela también que solo una de cada diez empresas es incapaz de controlar tipos de información ya bien asentados, como pueden ser el correo electrónico, los datos de clientes y el contenido público en su sitio web.
Hoy en día la mensajería basada en texto ya representa un archivo oficial y está sujeto a la misma normativa de protección de datos, cumplimiento de la legislación y requisitos de conservación por los que se rigen los documentos empresariales en papel y en formato electrónico. Por este motivo, la falta de una monitorización y una toma de responsabilidad efectivas podrían tener un impacto significativo en la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa.
Los datos muestran el volumen y la variedad de la información que se está moviendo en estos canales. En Europa, una empresa estándar utiliza 37 tipos diferentes de plataformas para compartir archivos y 125 plataformas para el trabajo colaborativo; en el mundo 4 millones de empresas utilizan Dropbox. Además, las empresas siguen enfrentándose a canales de comunicación más tradicionales, como el correo electrónico, con una media de 121 e-mails enviados o recibidos al día por empleado.
Dado que el contenido subido y distribuido a través de estos nuevos canales puede ser objeto de disputas legales tales como malas prácticas, filtraciones de información confidencial o brechas de uso aceptable, es esencial que esto se controle mediante políticas relacionadas con la información.
"La gestión, almacenamiento y conservación del contenido y las políticas de recuperación de la información en estos nuevos canales tienen que aplicarse de forma tan rigurosa como se hace con los datos digitales más tradicionales y los archivos en papel", comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain. "No se trata de una tarea fácil. El reto de determinar qué mensajes en redes sociales o mensajes instantáneos constituyen información importante y están sujetos a reglas de retención de datos puede parecer una tarea ingente para empresas que lidian con crecientes volúmenes de información en múltiples formatos. Pero quien no afronte este reto se va a exponer a niveles inaceptables de riesgo".
Iron Mountain y AIIM recomiendan hacer uso de la siguiente cheklist para garantizar que se gestiona la información de forma responsable:
– Segmentar y priorizar el contenido y centrarse en aquella información esencial, confidencial, delicada.
– Implementar de forma rigurosa la captura y conservación de datos, así como las políticas de borrado.
– Automatizar las políticas de conservación y borrado.
– Implementar sistemas de ECM/ERM para sustituir el intercambio informal de archivos a través de procedimientos online.
– Crear y comunicar de forma clara a los empleados las políticas y normativas.
– Externalizar la gestión y almacenamiento de los datos, si es necesario.
