Un ticket de una comida, una factura de taxi, ahora un recibo del parking,…¿cuántos comprobantes podemos almacenar al mes? ¿Y en una empresa de cientos de empleados? ¿Dónde se guardan? ¿Y si se pierden? Estamos cansados de escuchar y de leer que estamos en un mundo digital y móvil, pero todavía hay muchas compañías que […]
Dirigentes Digital
| 10 feb 2016
Un ticket de una comida, una factura de taxi, ahora un recibo del parking,…¿cuántos comprobantes podemos almacenar al mes? ¿Y en una empresa de cientos de empleados? ¿Dónde se guardan? ¿Y si se pierden? Estamos cansados de escuchar y de leer que estamos en un mundo digital y móvil, pero todavía hay muchas compañías que desconocen que se pueden digitalizar documentos cumpliendo con la normativa legal.
El caso de los tickets de gasto es muy significativo. La cantidad de papel que se puede llegar a acumular y la complejidad de su tratamiento hace que muchas compañías y muchos departamentos contables y de recursos humanos se vean en ocasiones desbordados. Sin embargo, es posible digitalizar esta labor. Hay soluciones en el mercado que lo permiten y que cumplen con los requisitos que la Agencia tributaria exige.
En general, la digitalización permite agilizar procesos, ser más eficientes, evitar errores y duplicidades y ahorrar en espacio de almacenamiento físico. Si además contamos con herramientas que nos van a facilitar ese trabajo, las ventajas aumentan.
En el día a día estamos acostumbrados a recibir informes en pdf, leer libros y periódicos en tabletas, móviles o e-readers, hacer encuestas online, utilizar la firma electrónica, etc. ¿Por qué no ir incorporando a la digitalización en nuestro día a día profesional otra serie de tareas?
Imaginemos un ejecutivo que tiene que guardar sus tickets de gasto para que sean abonados por la compañía. Hemos dicho que hay soluciones que nos permiten su almacenamiento digital, pero gracias a los Smartphones lo podemos hacer con un sencillo procesamiento de una foto del documento.
Es más, no sólo los almacena en el dispositivo, sino también en el sistema, lo que va a permitir integrarlo directamente con la contabilidad de la compañía. Obviamente, la solución que se utilice debe garantizar al 100% que los datos leídos son correctos y que cuente con la certificación de la Agencia Tributaria. De esta manera, no será necesario conservar el ticket físico.
Es decir, eliminamos junto con el papel, los costes de logística y el almacenamiento asociado. Pero también se mejoran los tiempos de aprobación de los gastos, puesto que se automatiza su revisión.
Y si vamos un paso más allá, además, se podrán extraer analíticas y estadísticas. La digitalización de la información hará más fácil su análisis y, por ende, se mejorará el control de un aspecto que a muchos responsables tanto de Administración, como de Recursos Humanos les genera grandes dolores de cabeza.
Hay muchas cosas que la tecnología ha aportado al mundo laboral y a las compañías. Muchos expertos hablan de que solemos incorporar más deprisa la tecnología en la vida personal, que en el profesional. Sin embargo, muchas veces lo que falta es conocimiento porque las soluciones existen, pero hay que implantarlas.
Por supuesto, siempre con cabeza, confiando en profesionales y apostando por soluciones solventes que hagan real que la inversión en tecnología es, efectivamente, una inversión y no un gasto.
Miguel Ángel Gombau, responsable de Marketing Digital de EXEVI
