EDI y Ley Crea y Crece, convivencia obligatoria

Durante varias décadas, EDIFACT ha sido considerado el estandarte de la facturación electrónica a nivel internacional. Se trata de un formato nacido en la ONU en la década de los 70 como un referente entre países y que ha ido adaptándose para dar servicio a todo tipo de empresas. Ahora en España, este formato se enfrenta a un cambio de paradigma: la entrada en vigor del nuevo desarrollo reglamentario que modifica la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como la Ley Crea y Crece.

Esta nueva reforma del Real Decreto 1619/2012 de la Ley Crea y Crece, que regula las obligaciones de facturación en España para los próximos años, ha planteado la incógnita sobre el futuro del formato EDIFACT y si este pudiera correr el riesgo de desaparecer en la gestión de la facturación electrónica. A esto se suma que la Administración pone a disposición de las empresas implementar la solución pública de facturación electrónica (SPFE), que permite comunicar todas las facturas emitidas en un formato único y también ser capaces de recuperarlas mediante consulta. Además, con la esperada llegada del proyecto europeo ViDA (VAT in the Digital Age), teóricamente en 2028 y cuyos formatos elegidos para la facturación estarán entre UBL y CII, ¿tiene sentido seguir utilizando EDIFACT?

Como respuesta a esta cuestión, el Real Decreto (art. 6, sección 1) de la Ley Crea y Crece sí que contempla el EDIFACT (ISO 9735) como uno de los cuatro formatos que serán admitidos, junto a FacturaE, UBL y CII, para el intercambio entre las plataformas privadas en la comunicación de las facturas entre proveedor y cliente. Hay que tener en cuenta, asimismo, que a día de hoy existen varios puntos a favor de este formato que dejan ver que todavía sigue siendo imprescindible para el funcionamiento de muchas compañías en España.

Uno de los más importantes es que gran parte de las empresas trabajan actualmente con EDIFACT y tienen preparados sus flujos de validación asociados a este formato. Por esta razón, se antoja complejo que todas estas empresas vayan a cambiar todos sus procesos para utilizar la solución pública e integrar sus facturas. A esto hay que añadir que las empresas que lo usan tienen acuerdos con sus plataformas privadas para trabajar con estas comunicaciones, una implementación que ha llevado muchos años de desarrollos específicos adaptados para que se ajusten a sus procesos internos.

Otro aspecto relevante es el plazo que la normativa brinda para que todas las empresas estén obligadas a emitir facturación electrónica hacia la SPFE. Según la norma, tras la aprobación del desarrollo reglamentario, aquellas empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deberán adoptar la factura electrónica en un plazo máximo de un año. El resto de pequeñas y medianas empresas contarán con dos años para llevar a cabo su implementación.

Esto hará que las grandes compañías que utilizan EDIFACT con sus pequeños proveedores no puedan dejar de usarlo para no perder sus automatizaciones. Por otra parte, todos aquellos proveedores pequeños que ya han invertido y se han adaptado al EDIFACT para poder trabajar con estas grandes empresas, tendrían que “volver a empezar” en el caso de que estas decidieran cambiar de sistema.

Otro aspecto que repercute a las compañías que implementan este formato es el referente a la información de valor. Las grandes empresas que tienen implantado EDIFACT para la comunicación de las facturas incluyen, dentro de los datos que solicitan, algunos específicos para ellos como son el centro de coste, pedido interno del cliente, departamento de entrega, tienda destino final de la mercancía, número de albarán, etc. Sin embargo, todos ellos quedarían fuera de los requisitos mínimos obligatorios del Reglamento. La SPFE proporcionara ciertos campos de libre disposición para poder añadir datos extra a los mínimos exigidos, pero estos serán campos sin una nomenclatura específica como ocurre en el EDIFACT, repercutiendo en el flujo de trabajo de las empresas.

Además, muchas compañías no solo usan el EDIFACT para recibir las facturas de manera electrónica, sino que basan toda su cadena de suministros. Pasar a una nueva plataforma ante la entrada en vigor de la nueva normativa, que solo afecta a la facturación electrónica, provocaría seccionar los procesos de la cadena de suministro en diferentes sistemas, uno para gestionar la factura y otro para el resto de los procesos, lo que provocaría una pérdida de la eficiencia, así como un impacto instantáneo en sus procesos y los de sus proveedores.

Cambiar de plataforma supone una inversión muy importante en muy poco tiempo. De hecho, al contrario que las grandes empresas que tienen una mayor seguridad de que llegarán al plazo marcado para la implementación obligatoria de la facturación electrónica (un 54% afirma que llegará sin problema según el último estudio realizado por Generix), las pequeñas empresas presentan más dudas respecto a si serán capaces de adaptar sus sistemas a tiempo. De hecho, el 56% de las pequeñas empresas españolas no está del todo seguras, aunque afirma que probablemente sí, mientras que solo el 34% cree que tendrá la capacidad para implementar la e-factura sin problemas.

En resumen, es muy posible que aquellas empresas que aún no tenían automatizadas de manera electrónica sus facturas no elijan el EDIFACT como formato de intercambio, y menos teniendo en cuenta que este no será uno de los sistemas escogidos para el futuro proyecto ViDA de regulación europea de la e-factura. Sin embargo, todas las empresas españolas que ya tienen sus procesos de validación y facturación desarrollados alrededor del EDIFACT difícilmente decidirán desmontarlo mientras siga estando aceptado por la Ley Crea y Crece.