Reúnete en persona sin perder el tiempo: “no se puede hacer todo de manera online”

La pandemia nos dejó algún legado positivo como la demostración de que el teletrabajo podía ser una realidad. Las reuniones pasaron al ámbito digital y hoy, se mantienen así en un alto porcentaje. Si bien es cierto que pueden ahorrar tiempo a los interlocutores, limitándonos a reunirnos a través de la pantalla perdemos lo más importante: la humanidad. De momento, las reuniones vía internet no nos permiten sentir la reacción del otro, ni mantener toda su atención en lo que le estamos contando, tampoco crear el clima común indicado y eso sí es una pérdida de tiempo respecto al objetivo que buscamos con estos encuentros. Víctor Carreau es el fundador y CEO de Comet Meetings, un espacio que inicia su andadura por primera vez en España después de cinco años de desarrollo en España y Bélgica. En esta entrevista para DIRIGENTES nos da las claves para lograr la reunión perfecta.

¿Cuál considera que es la importancia de las reuniones presenciales en un contexto en el que el teletrabajo ha ganado tanto peso?

Hemos visto que no se puede hacer todo de manera online, y que lo que de verdad importa cuando se trabaja de manera presencial no es necesariamente hacer todo “codo con codo”, sino que lo que le aporta un valor es estar rodeado de un equipo donde lo que se favorezca sea la coordinación y socialización. Definitivamente consideramos que para conseguir eso tenemos que conseguir que las reuniones se vuelvan de calidad, y ese es el objetivo de Comet.

En Comet propician, en palabras de la compañía “la reunión perfecta”, ¿cómo se crea el ambiente correcto para una reunión efectiva?

A menudo, el secreto mejor guardado es que, en realidad, no deberías tener esa reunión. Empieza a preguntarte si realmente necesitas tenerla, o si estás intentando tener gente a tu alrededor mientras deberías estar pensando en el tema tú solo.

En general, veo cinco dimensiones clave para que una reunión tenga éxito:

1. Las personas adecuadas, ni pocas ni demasiadas, sólo las adecuadas.

2. El lugar adecuado: Si vais a pasar más de 30 minutos juntos necesitáis un lugar en el que os sintáis cómodos. Busca luz natural y un entorno bonito, está demostrado que el contenedor (=la sala) mejora el contenido (=su reunión).

3. El servicio adecuado: No querrás pasar 10 minutos para lograr que el videoproyector funcione o tener que enviar a alguien a traer cafés para todos. Todo debe estar ahí y ser ultra intuitivo.

4. El contenido adecuado: La forma de estructurar la reunión, prepararla y conducirla es esencial. Y puedes aprender a hacerlo.

5. La mentalidad adecuada. No esperes que tu grupo sea creativo si la gente no se conoce bien, ni eficaz si quieres tomar una decisión después de comer. Mediante técnicas inspiradas en la meditación (lo que llamamos Wellness en Comet), puedes hacer que tu grupo pase a tener la actitud mental perfecta para que alcance el objetivo que te propongas.

¿Qué proceso sigue Comet desde que una empresa les contacta para organizar una reunión hasta que se produce el encuentro en sus instalaciones?

Es muy simple. En una primera toma de contacto con uno de nuestros “científicos de reuniones”, tratamos de entender perfectamente lo que el cliente desea, de manera que podemos ofrecerle el mejor día posible y conseguir ante todo las dimensiones que hablábamos en la anterior pregunta.

No es tanto ocuparse de la logística sino de entender la experiencia que quiere el cliente. Durante este proceso, nos ocuparemos de haber entendido y reflejar perfectamente lo que quiere. Si reservas un hotel, probablemente pasarás mucho más tiempo eligiendo las opciones, nosotros en dos minutos te ofreceremos justo lo que hemos entendido que necesitas.

Acaban de abrir su primer negocio en España después de 5 años de desarrollo tanto en Bélgica como en Francia, ¿cómo ha sido la adaptación al mercado español? ¿tiene requisitos y necesidades diferentes?

Hemos pasado mucho tiempo asegurándonos y entendiendo cómo nos podemos adaptar al mercado español. El equipo es completamente español, de forma que nada de lo que haya se parece a lo que hemos construido en Francia o Bélgica. Los tiempos, las reuniones, los afterworks, no son iguales en ningún país. Por eso el producto de Comet está adaptado a cada país. Y por eso decidimos que incluso el arquitecto fuese español, para que ni siquiera pudiera parecerse a otros edificios de Comet, y más aún al estar adaptado al parque del Retiro.

La comida por ejemplo, no podemos ofrecerla de McDonald's, lo que se traduciría como un producto que se vende igual en cualquier país. No queremos eso. Ofrecemos comida local.

En conclusión, podemos decir que hemos intentado crear un servicio completamente personalizado al consumidor español para que pueda sentirse lo más cómodo posible.