El Onboarding y la importancia de dar la bienvenida al trabajo

Las primeras impresiones cuentan y esa es la razón por la que cada vez más empresas buscan cuidar su employer branding desde el primer contacto con un potencial empleado, y para ello el primer paso es mejorar la experiencia propuesta a los candidatos durante del proceso de selección. Pero, ¿y si las empresas fuesen un paso más allá y dejásemos de considerar que el proceso de selección se termina el día de la firma del contrato?

Después de que ambas partes hayan invertido tantos recursos hasta llegar a la contratación del nuevo empleado, debería ser evidente la necesidad de prepararle una buena acogida. Y en eso consiste precisamente el onboarding. Se trata del proceso de integración que define una compañía para acoger a los nuevos empleados, desde el primer día, hasta la primera semana, e incluso hasta tres meses después (en algunos casos y según el puesto), para asegurar que el nuevo empleado siente que le estábamos esperando, la clave para que su integración sea todo un éxito.

Forma parte del rol de la empresa el ponerse en el lugar del empleado y ser consciente que, si bien el primer día en un nuevo trabajo provoca seguramente ilusión y entusiasmo, también puede ser fuente de estrés y nerviosismo: ¿Encajaré en el puesto? ¿Y con los compañeros? ¿Será todo tan bonito como me lo pintaron en las entrevistas? Pero también ¿a qué hora debo llegar? ¿Dónde voy a comer el primer día o con quién?

De hecho, según datos de Welcome to the Jungle, el 33% de los empleados saben tras su primera semana si se quedarán en esa empresa a largo plazo. Porque al igual que sucede en otros ámbitos, la cultura de empresa también implica ciertos códigos y requiere de dedicación de ambas partes por varios motivos: la gran cantidad de información que hay que asimilar, la integración con nuevos compañeros y la necesidad de empaparse de esa cultura empresarial.

El onboarding debe ser una fase de descubrimiento mutuo en el que no solo es responsabilidad del nuevo colaborador demostrar su capacidad para adaptarse a la compañía, sino que esta también debe darle la ocasión de revelar qué contribución personal puede realizar para enriquecer los valores y los objetivos de la empresa.

Por ello, cada compañía deberá adaptar su proceso de onboarding a los valores que quiera transmitir al nuevo empleado y a los aspectos más relevantes de su cultura empresarial. Por ejemplo, en empresas que centran su actividad en el cliente, podría resultar interesante que cada nuevo «fichaje» (independientemente del departamento en que vaya a trabajar) pasase sus primeras semanas trabajando en el departamento de atención al cliente, lo que demostraría a cada nuevo empleado que el cliente es la máxima prioridad.

Otra práctica relacionada con el onboarding, utilizada por grandes empresas como Microsoft, consiste en garantizar que los gerentes pasen tiempo con los nuevos contratados desde los primeros días, e incluye incluso el envío de un cuestionario para evaluar la calidad de esos intercambios. También es habitual la designación de un buddy o compañero, un empleado de otro equipo y sin rango jerárquico respecto al nuevo empleado, que le acompañará y le guiará durante los primeros días y semanas, para asegurarse de resolver todas las dudas que puedan surgir durante este periodo.

Hay empresas que han optado por ir un paso más allá para darle un aspecto lúdico y entretenido al onboarding. La «gamificación» aplicada a este proceso, si bien implica una mayor preparación, probablemente más lenta, más difícil, y más costosa, también supone una opción muy atractiva a la hora de convertir el onboarding en un proceso más efectivo y operativo. Si sale bien, los resultados serán más favorables tanto para el candidato como para la empresa.

Y para garantizar el éxito del onboarding, es fundamental que se asigne un responsable dentro de la empresa, que no solo será responsable de la llegada del nuevo empleado (materiales que deberá tener a su disposición, acceso a herramientas y programas…), sino también de organizar los encuentros con los responsables de los diferentes equipos o de planificar una conversación con el responsable de recursos humanos para poder comentar cómo ha vivido su primer mes. La realidad es que cada vez más trabajadores utilizan su período de prueba para conocer y construir sus primeras opiniones sobre la empresa. Y, por tanto, un buen proceso de onboarding se convierte en un aspecto clave para que el empleado empiece a construir una relación de largo plazo con la empresa sobre la base de unos valores compartidos.

Por esta misma razón, también es fundamental que las empresas sepan comunicar los retos a los que se enfrentan. Tener una visión de conjunto del funcionamiento y actividades de la empresa permite al empleado entender mejor el sentido de su trabajo, entender cuál es su parte de responsabilidad y tener más iniciativa. Aquí, el empleado no es solo un engranaje dentro de una gran máquina que aplasta la individualidad, sino que puede sentir que forma parte de algo más grande, de un propósito.

Es responsabilidad de la empresa ser capaz de transmitir esos valores comunes desde los primeros días del trabajador en su nuevo puesto. Y no solo para dar a ambas partes la oportunidad de comprobar si han acertado apostando el uno por el otro, sino para empezar a construir juntos (o no) un proyecto profesional de futuro.