El coronavirus marca un antes y un después en los eventos

La pandemia, en su expansión ha trastocado el calendario de actos programados a escala nacional e internacional, obligando a cancelar un sinfín de encuentros y, en otros casos, a aplazarlos. En este sentido, el CMO de Aervio, António Bettencourt, recuerda que “el impacto del coronavirus es real, pero es temporal”. Muchos confían en la reactivación del sector para el segundo semestre de este ejercicio.

Desde el punto de vista económico, los expertos apuntan a que todavía es pronto para valorar la huella total que dejará. “Ahora el impacto se está produciendo a corto plazo, es decir, en estos dos meses y medio; pero seguimos muy pendientes de la posible evolución de esta situación”, argumenta la directora de Meetings&Events de American Express Global Business Travel en España, Valeria Juste. 

El valor diferencial de los eventos corporativos

Pese a esta crisis sanitaria, no se puede olvidar su valor añadido, ya que se posicionan como escaparate para las pequeñas y medianas empresas (pyme) en el que pueden ampliar su red de contactos y como foco de información.

Juste indica que son una vía “fundamental para darse a conocer y generar negocio, de hecho, hay algunos exclusivos de networking donde este es el único objetivo”. Pero señala que los beneficios dependerán de los objetivos que cada empresa esté buscando, desde el incremento de ventas, mejor posicionamiento en el mercado o mejora de la reputación y, dentro de cada uno de ellos, el ROI puede ser diferente.  

En cualquier caso, “los eventos deben ser considerados como parte de la estrategia de negocio de una compañía y, en este sentido, la manera de optimizar una inversión es que estas ferias estén alineados con los objetivos que persigue la empresa”, concluye la directora de Meetings&Events de American Express Global Business Travel en España. 

Un evento es toda una experiencia, tanto si una pyme acude como visitante o si lo hace como participante con su propio expositor. Para aquella que aún no se ha decidido a invertir en un acto de estas dimensiones, acudir como asistente puede ser útil para ver el perfil de empresas y la cantidad de personas que acude o hablar con ellas. Así, podrán entender el sector para comprender su propio negocio (descubrir sus fortalezas y debilidades frente a la competencia o aprender de su forma de presentarse). 

Bettencourt comenta que “permiten un contacto más personalizado y es importante conocer también a tu competencia y a otras empresas del sector con las cuales poder tener colaboraciones y ayudarse mutuamente a crecer”. “La gente que cree que por pagar 10.000 euros para tener un stand va a estar ahí firmando contratos, está equivocado. No digo que no pueda pasar, pero no es lo habitual ni es el momento. Sirven para dar el primer paso”. 

“La primera impresión es la que cuenta”

Ya lo expresa el famoso dicho. Como se trata de una inversión grande, hay que estudiar qué tipo de feria es y asegurarse de que estarán ahí las personas a las que se quiere transmitir las bondades de un producto o servicio. Sin embargo, no se trata de montar un stand y esperar a que la gente se acerque, tiene que haber un trabajo de preparación de anunciar la asistencia al a la red de contactos y por todas las vías posibles (redes sociales, newsletter, etc. “Antes de que empiece el evento es genial ya conseguir reuniones”, indica Bettencourt. 

Además, recomienda realizar algún tipo de acción en el expositor que llame la atención y sea atractivo para que la gente se interese por dichos servicios. “Intentar no ser solo uno más”. Pero hay que evaluar hasta qué punto una pyme no se va a perder entre la multitud de marcas y empresas que habrá. El CMO de Aervio incide en que “cuando una pyme decide hacer este esfuerzo, que no crea que solo porque el evento pueda atraer gente a nivel mundial y sea mediático, eso no significará que vaya a ser rentable”. “Puede que lo sea, pero a veces se saca más retorno de los que son pequeños, más de nicho, en los que tiene la oportunidad de interactuar directamente con su público objetivo”. 

Hay vida más allá de los eventos presenciales

Para cumplir con los compromisos que tenían en los próximos meses y continuar aportando valor en la distancia, muchas empresas apuestan por los eventos online. Ante la demanda de millones de personas de nuevas formas de entretenerse, aprender, hacer negocios y mantenerse en forma, el director de Eventbrite en Madrid, Ismael García indica que en los últimos días en Eventbrite han detectado ya “una evolución y profesionalización de estos eventos – webinars, masterclasses, etc.- que están utilizando una combinación de herramientas de Eventbrite para procesar entradas para sus eventos virtuales y para promocionarlos en lugares como Facebook e Instagram, y de soluciones de transmisión más potentes como Zoom para transmitir en streaming“. 

“Esta profesionalización de los eventos virtuales tiene gran potencial en la industria y en los organizadores de eventos en la situación actual: pueden suponer un flujo de ingresos alternativo que reduzca la presión financiera de organizadores y les ayude a mantenerse”. García concluye que “en caso de ser eventos gratuitos, generarán notoriedad de marca y engagement y ayudarán a construir una base de seguidores para próximos eventos en vivo, una vez la industria de los eventos se recupere”.