Estamos viviendo una nueva etapa donde los eventos corporativos empiezan a ser un apartado clave en las estrategias de marketing de muchas empresas. Debemos de utilizar todas las herramientas a nuestro alcance para grabar en la mente de nuestros clientes la imagen de nuestro producto o servicio y, hoy en día ya es de sobra conocido que, organizar un buen evento puede llegar a ser una de las mejores formas de logarlo. Por lo tanto, decidirse a preparar un evento donde acudan nuestros clientes o potenciales clientes siempre es una magnífica idea, pero tenemos que tener especial cuidado a la hora de su diseño y estructuración.
Es primordial definir las estrategias de marketing, las cuales deben de fijar qué y cómo se va a comunicar en ese evento pero no deberíamos de olvidar que el objetivo principal es impactar en la mente de los asistentes también a otros niveles. Nuestra labor no solo es ser capaces de atraer al mayor número de asistentes y comunicarles nuestros mensajes; también deberíamos de ser capaces de que, al finalizar la jornada, se marcharan con una sensación única e inolvidable de lo que han vivido. Eso hará que la huella que quede en sus mentes sea mucho más profunda y por lo tanto inolvidable. Es decir, tenemos que ser capaces de crear sensaciones, experiencias… algo que entre directamente en su subconsciente y que genere esas emociones que hacen que el recuerdo perdure en el tiempo.
Organizar un evento es una actividad costosa y maximizar su beneficio pasa por entender que debemos de generar un "momentum" especial en todos los asistentes. La tendencia está clara. En realidad la idea no es organizar una puesta en escena espectacular; se trata más bien de organizar algo memorable. Y aquí es donde entran en juego las experiencias y las emociones que se puedan transmitir.
Si todo esto no le convence estoy seguro de que le convencerá el hecho de que, debido a la cantidad de actividades que en la actualidad tenemos todos al cabo del día, si su evento no me aporta, si no me ha merecido la pena, puede que… el próximo año, tenga algo mejor que hacer ese día. Tiene lógica, ¿no? Es decir, que un evento es un arma de doble filo: En buenas manos, es una herramienta magnífica, pero en manos inexpertas puede ser un auténtico desastre.
Las técnicas a utilizar son sencillas. Ya existen, pero muchas veces pensando en "profesionalizar" tanto el evento, las pasamos por alto: Diversión, participación, interacción, humor, sorpresa, motivación, inspiración, asombro… Está demostrado que estas son las técnicas más efectivas para fijar el conocimiento en las personas. Por lo tanto, son las técnicas que deberíamos de usar en nuestros eventos.
– Presentaciones: Aunque es importante que todas las presentaciones tengan el mismo formato de ppt, esto no le va a garantizar el éxito, ¿verdad?. Tampoco se trata de explicar detalladamente el nuevo producto o servicio… se trata de generar en el espectador la sensación de que tenemos la solución que necesita: hable de ventajas, soluciones, mejoras, etc… Organice previamente un par de reuniones con las personas que hablarán ese día. Eso le permitirá, no solo evitar repeticiones en la temática, si no poder crear un hilo conductor a lo largo de la jornada que gire alrededor de las ventajas y soluciones que su empresa puede ofrecer.
– Si le toca a usted hablar en público ese día, recuerde: Las personas que están allí no han ido a ver sus diapositivas, han ido a verle a usted. ¿Ha visto las presentaciones de TED? Si no las ha visto le recomiendo que lo haga. Fíjese como en esas presentaciones, de tan solo 20 minutos, son capaces de comunicar un concepto que trasciende la presentación. Lo consiguen porque los presentadores se muestran como una persona que quiere compartir con otras personas, transmitir conocimiento y emocionar.
– Personalizar: Pregúntese quién va a ir al evento y organice ese evento en línea con ese perfil medio. El evento tiene que ser percibido como especial por los invitados. A todos nos gusta pensar que lo han hecho especial para nosotros… Entre la carta de invitación y la carta de agradecimiento por asistir, hay muchos otros momentos donde puede hacer que su invitado se sienta especial.
– El espacio: Sea innovador en este punto. No se conforme con la sala de reuniones de su empresa o la sala de un hotel. Salir del formato típico puede ayudarle a que la gente esté más receptiva a escuchar a su equipo. Juegue también con la disposición de la sala, de los asientos, del escenario, de la pantalla…
– Otros formatos: Procure dar variedad al evento. Si es posible con demostraciones en vivo, ejemplos y casos prácticos (mucho mejor). Y si puede llevar al evento a un cliente satisfecho, él hará parte del trabajo por usted. Organice un panel de expertos, una mesa redonda, un Q&A, un role-play etc…
– Procure terminar el evento con una actividad inolvidable. Algo que cierre el día y que, dentro de lo posible, resuma y resalte los puntos más importantes que se han tratado. Algo participativo, interactivo, diferente, personalizado… Algo para marcar el punto y final por todo lo alto. Algo que de verdad sea un final y donde ya no sea posible continuar. Algo que marque la diferencia.
– Y finalmente, haga preguntas: Hay a dos grupos de personas a las que debería de preguntar. Primero, pregunte a su equipo. Haga que se involucren en la organización de evento y que lo sientan como algo suyo. Y segundo, aprovechando que va a tener frente a usted a muchos de sus clientes o potenciales clientes, por qué no preguntar qué les ha parecido el evento. Seguro que ellos le ayudarán a aprender de los errores y cada vez estará más cerca de organizar el evento perfecto.
Javier Luxor, mentalista corporativo, presentador, conferenciante, formador e infotainer
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