¿Cómo es la oficina 3.0?

Según el estudio More than one, de Ofita, a finales del siglo XX, el 40% de la oficina la ocupaban los puestos de trabajo en box cerrados o cubículos; a comienzos del siglo XXI, sin embargo, el 65% del espacio se planifica en open space o planta abierta y se comienzan a eliminar los despachos, que representan el 15% de la oficina frente al 30% que ocupaban en la etapa anterior. Curiosamente, en ambas oficinas se sigue manteniendo el mismo espacio reservado a las zonas de reunión, un 10%. Estos modelos han quedado obsoletos. “El 75% de tiempo, los despachos, por ejemplo, estaban vacíos y las salas de reunión siempre saturadas. Nuestras formas de trabajar en la oficina y el uso que se le da al espacio de trabajo está cambiado drásticamente. La revolución tecnológica ha modificado nuestra forma de trabajar, y cualquier espacio es válido para trabajar. ¿Para que vamos entonces a la oficina? La oficina es el lugar de encuentro; nos tiene que proporcionar espacios donde trabajar en equipo y colaborar, tiene que cumplir también una función de engagement, para reforzar el sentimiento de pertenencia que se está perdiendo con la deslocalización; responder al cambio generacional, y favorecer la innovación; innovación que se genera más cuando las personas comparten ideas y conocimiento”, según ha explicado Jonatan Molina, gerente de Ofita en Madrid. Hoy pasamos ya el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral y el auge del trabajo colaborativo. “Por lo tanto, las empresas están malgastando un 40% de costes inmobiliarios que no necesitamos, mientras que los espacios de reunión/colaboración están saturados”, ha señalado Jonatan Molina. “La tecnología, las nuevas formas de trabajo y las nuevas generaciones, nos obligan a impulsar la transformación de los espacios de trabajo para aumentar la productividad y el bienestar en las compañías”, añade. Hemos pasado de sentarnos en el mismo puesto de trabajo cada día, durante toda la jornada laboral, a una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio y tiempo. En la oficina 3.0 los despachos desparecen prácticamente; el 60% de la oficina está reservado a los espacios colaborativos; el 30% a trabajo individual (de ese 30%, sólo el 15% son puestos asignados, es decir, sólo un 15% tiene un puesto fijo en la oficina) y un 10% son áreas reservadas para la privacidad o concentración, pero no asignadas a ninguna persona. Esto no significa que los espacios cerrados desaparezcan. “Es importante equilibrar las áreas cerradas para quien los necesite con los espacios abiertos. En las nuevas oficinas suelen predominar las áreas comunes que impulsan el trabajo en equipo y el intercambio, pero también hay espacios cerrados de distintas características en función del uso, ya sea para reunirse, para hablar por teléfono o para trabajar de forma concentrada”, ha puntualizado Molina. La oficina tiene que dar respuesta a todas las inquietudes y necesidades de sus usuarios, con un abanico de espacios tan amplio como sea necesario y posible: salas de proyectos, salas pequeñas para reuniones de 2-3 personas, de formación… Lo importante es el diseño personalizado a las culturas y dinámicas de trabajo de cada empresa. Las mismas soluciones no pueden funcionar para todos”, subraya Jonatan Molina. Según el estudio de Ofita, el 61% de las reuniones son programadas con una duración media de 23 minutos, y un 39% son imprevistas con una duración de 18 min. “Las reuniones más frecuentes son con pocas personas y de corta duración”. “Cuando tenemos espacios compartidos, es cuando nos podemos sentir felices”, concluye.