Las ventajas de una gestión eficaz de los gastos

Una de las principales preocupaciones con las que los empresarios españoles tienen que convivir a diario es la necesidad de reducir costes y optimizar al máximo los recursos de su negocio. Una realidad que se ha visto acrecentada en los últimos años con la negativa tendencia económica que ha afectado al viejo continente y especialmente a nuestro país. En España, la mayor parte del tejido empresarial está compuesto por pequeñas y medianas empresas, en concreto un 99.88% de las compañías tienen menos de 250 trabajadores. Por su particular estructura, y debido a la inercia económica reciente, para las pymes tener un control exhaustivo sobre todos sus gastos, incluidos los que a priori suponen cifras menos significativas, ha pasado a convertirse en un requisito indispensable para su supervivencia. Los gastos corporativos, en los que se incluyen los salarios de la plantilla, suponen una de las principales partidas de las empresas y, por lo tanto, una de las materias presupuestarias a las que mayor atención se presta desde los departamentos financieros. Sin embargo, no siempre se es tan minucioso con el control de otro tipo de gastos como son el transporte, las dietas o el alojamiento de los trabajadores. Un error común en el que las pymes suelen incurrir a la hora de hacer frente a los presupuestos es el hecho de prestar más atención a las grandes partidas, desatendiendo otro tipo de gastos menores. Sin embargo, aunque, en primera instancia, puedan parecer insignificantes, el control de estos pequeños gastos supone un ahorro significativo en el balance a final de mes. En este sentido, para una pequeña empresa, diseñar y poner en marcha una estrategia de gestión y control de gastos profesionales puede marcar la diferencia entre continuar creciendo, estancarse o, incluso, llevar a la compañía a números rojos y hacer peligrar su continuidad. Este tipo de costes son variables y aparentemente parecen difíciles de cuantificar para el empresario. De hecho, sin una correcta gestión, es fácil que terminen produciéndose irregularidades que rara vez son detectadas, por lo que acaban suponiendo grandes pérdidas para las compañías. No obstante, la realidad es que existen herramientas y medidas que pueden ayudar a cuantificar y mitigar estas “fugas” y que, en consecuencia, suponen un porcentaje de ahorro significativo en los presupuestos totales de las pymes. Soluciones como los “tickets coporativos” hacen posible centralizar todos los gastos de un viaje de empresa de un empleado a una sola tarjeta. De este modo, las compañías rebajan de manera significativa el tiempo que dedican a la gestión de gastos y, además de la ventaja administrativa que supone para el empresario, existen también beneficios para el trabajador que se evita, por ejemplo, tener que anticipar el pago de gasolina, alojamiento o comidas. Asimismo, este tipo de medidas hacen que el problema de las irregularidades desaparezca, ya que existe un control absoluto sobre los movimientos que se hacen a través de esta tarjeta de crédito. De hecho, la empresa puede delimitar los pagos de la manera que más le convenga y reducir su uso a un tipo exclusivo de servicio, como puede ser el de gasolina. De este modo, se asegura que el trabajador se está ajustando a los parámetros preestablecidos. La movilidad es hoy una necesidad para cualquier profesional y, aunque a raíz de la crisis las empresas han aprendido a recortar sus partidas al máximo, los trabajadores se siguen viendo en la obligación de hacer viajes de negocios independientemente del tamaño de su empresa y así los gastos en desplazamientos suelen ser bastante abultados. Sin embargo, muchas pymes todavía no disponen de herramientas eficaces para poder realizar un control exhaustivo de los gastos, por lo que pierden la oportunidad de optimizar sus recursos. Por este motivo, resulta imprescindible concienciar en materia de gestión de gastos profesionales a todo tipo de empresas, independientemente de su volumen. La competencia en los mercados es cada vez mayor y las pymes se ven en la necesidad de innovar en todos los ámbitos de su estructura y de apoyarse en las mejores alternativas que tengan a su disposición para optimizar sus beneficios. De este modo, productos como Ticket Corporate o Ticket Transporte pueden suponer un ahorro del 45% en dietas o carburantes, por lo que cada vez son más los departamentos financieros que han visto las ventajas de estas herramientas y se han dado cuenta de que merece la pena y es rentable invertir en estrategias de control, apostando por su implantación. Herramientas y soluciones que permitirán no solo controlar mejor los gastos de la empresa sino, con ello, fortalecer el negocio y optimizar los recursos de los que dispone. Pequeños gestos que marcan la diferencia. Manuel Asla, director de Comunicación y Marketing de Edenred