Ventajas del espacio de trabajo digital

Sacar una foto al recibo del taxi o del restaurante desde el smartphone o pagar con la VISA electrónica desde el móvil y recibir directamente la factura electrónica en él, nunca ha sido tan sencillo. El dispositivo pondrá en marcha el proceso de autorización de notas de gastos con apretar un botón y solo habrá que esperar el ingreso en la cuenta corriente. Mientras, el empleado podrá continuar con tareas más productivas.

¿Por qué no lo han inventado ya? Hacerse esta pregunta es estar equivocado porque ya existen soluciones que lo permiten, como la Gestión de Notas de Gasto Automatizada de Konica Minolta.

En el nuevo espacio digital, el trabajo en equipo es igual de necesario que ahora pero con más eficiencia si cabe. Por eso las herramientas de correo electrónico están dando paso a herramientas de comunicación de contenido, mucho más orientadas a la gestión de la información y no al simple envío de ésta.

Hablamos de herramientas como Slack o implementaciones para la gestión de reserva de salas de reuniones como Robin, que permite gestionar cualquier espacio desde un dispositivo móvil integrando calendarios, reservas, invitaciones y otros, a través de un simple botón del smartphone.

Pero en el puesto de trabajo digital no solo se exigirá más eficiencia, también se pedirá maximizar la calidad y el rendimiento de las tareas por las que se recibe retribución, y eso solo se conseguirá colaborando más con homólogos y compañeros. Por eso, herramientas de colaboración y cocreación para equipos de trabajo o reuniones como las que se ven en los vídeos sobre pantallas colaborativas serán habituales en cualquier empresa. No solo porque relacionan a los trabajadores, sino porque permiten la colaboración en tiempo real integrando todo tipo de tecnologías, tanto móviles como cloud y, desde luego, la propia intervención humana.

¿Y el trabajador?

No hay que cometer el error al pensar que, por ponerle al empleado una "pantalla mágica" para el trabajo colaborativo, éste sabrá usarla de forma eficiente. Hay que hacerle entender la evolución de los pensamientos y hábitos profesionales que ésta, y todas las herramientas que se le ofrezcan, deben causar en él. ¿Las empresas piensan en esto? ¿Saben cómo enfrentarse a ello? ¿Entienden que dejarlo sólo en manos del trabajador puede ser igual a que les den un fórmula uno sin que se les haya preparado profesional y mentalmente para ser un campeón mundial?

Y los procesos, ¿qué?

Hay empresas en las que se ha vivido o se siguen viviendo situaciones como la de tener la mejor infraestructura IT del mundo que permite compartir información, pero que al final de cada reunión el acta se reenvíe por email a todos los asistentes. La revisión de procesos es indispensable cada vez que nuevas tecnologías aparecen en una empresa. Porque no hacerlo solo permitirá tener el mejor coche de carreras, pero no ser el más rápido.

Los puestos de trabajo digitales son algo más que una oficina mona y muy luminosa, con muebles y sillas de diseño y dispositivos móviles a mansalva. Es mucho más que una oficina sin papeles. Es una forma diferente de ser profesional y un reto para los procesos de las empresas.