Cuando mis hijos eran pequeños, tomamos la decisión de instalar un buzón en casa. Este buzón se convirtió en un lugar seguro donde podían 'enviar cartas' sobre asuntos familiares que les preocupaban pero que, en ocasiones, no se atrevían a expresarnos de manera directa a su madre o a mí.

Aquel sencillo gesto, que inicialmente parecía trivial, consistió en colocar una caja de zapatos a modo de buzón, equipada con cuartillas en blanco y un bolígrafo sujeto a una cuerda. Este pequeño artefacto se transformó en un rincón de sabiduría, donde los adultos podíamos leer las valiosas contribuciones y quejas, tanto pequeñas como grandes, de los niños. Sin duda, esta iniciativa nos ahorró muchos desencuentros, ya que nos permitió actuar y tomar decisiones de manera oportuna.

A partir del 1 de diciembre todas las empresas de más de 50 empleados deben disponer de un canal de denuncias.

Un canal de denuncias es una plataforma que permite a los empleados de una empresa o institución informar de forma anónima y confidencial sobre posibles actividades ilegales o contrarias al código de conducta de la organización. Vamos algo aparecido a aquella caja de zapatos, pero mucho más sofisticado.

Como consultor TI, observo cómo la adopción de soluciones tecnológicas especializadas en la gestión de canales de denuncias tiene cada vez más relevancia. No solo porque por la entrada en vigor de esta ley, sino porque en un mundo donde la información fluye a una velocidad sin precedentes, la capacidad de las empresas para manejar y responder rápidamente a las denuncias es crucial.

Actualmente, la ética y la integridad se han convertido en factores críticos para el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización. En nuestro caso, entre otras muchas soluciones, también ayudamos a nuestros clientes a implementar canales de denuncias efectivos que les sirven de herramienta para salvaguardar la moral y la reputación de sus empresas y se han convertido en un componente esencial para la gestión de riesgos y la toma de decisiones informada. Siempre subrayo la idea de que corregir lo que no funciona es considerablemente más sencillo cuando alguien señala los problemas

La tecnología es crítica en la creación y mantenimiento de canales de denuncias robustos. Plataformas especializadas ofrecen interfaces intuitivas que facilitan a los empleados la presentación de denuncias de manera accesible, segura y confidencial. Además, estas soluciones incorporan funciones de anonimato y cifrado de extremo a extremo, garantizando la protección de la identidad del denunciante y la confidencialidad de la información compartida.

La soluciones implementadas deben permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa ya que no solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier persona interesada para la empresa.

La automatización es otro aspecto crucial impulsado por la tecnología en la gestión de denuncias. Los sistemas pueden clasificar automáticamente las denuncias, asignar niveles de prioridad y dirigirlas al departamento o equipo correspondiente para su investigación. Esto acelera el proceso y garantiza una respuesta adecuada y oportuna a cada denuncia.

Además, es fundamental asegurarse de que la solución elegida permita a los afectados presentar denuncias desde cualquier ubicación y en cualquier momento, facilitando la participación y eliminando las barreras geográficas. Esta accesibilidad no solo mejora la participación de los empleados, sino que también contribuye a forjar una cultura de denuncia abierta y transparente.

Desde mi experiencia, es importante insistir en que estas soluciones deben estar respaldadas por una cultura corporativa sólida que garantice el buen funcionamiento del canal. Una cultura arraigada en valores de apertura, responsabilidad y respeto

Es fundamental que desde el primer nivel directivo hasta los mandos intermedios apoyen activamente el uso del canal de denuncias, demostrando que la organización valora la integridad y está comprometida con abordar cualquier irregularidad de manera justa y transparente.

La confianza es un elemento fundamental y la tecnología puede ayudar a construir esta confianza al garantizar que los procesos sean transparentes, imparciales y bien gestionados

Si a una buena solución se le suman procedimientos claros para que cada caso sea tratado de manera diligente el éxito del canal estará asegurado.

A veces, los clientes muestran, de entrada, reticencias con el tema, quizás por miedo a las propias quejas. Pero, a medida que avanzan en el proyecto, se dan cuenta de que un canal de denuncias no solo es una medida ética, sino también una estrategia inteligente de gestión de riesgos. Las empresas que abrazan la transparencia y la ética están mejor posicionadas para enfrentar los desafíos actuales y futuros. La tecnología, en este contexto, es una aliada valiosa, permitiendo no solo la detección temprana de problemas, sino también el fortalecimiento de la cultura organizativa y la construcción de la confianza de los empleados.