Prepararse para la factura electrónica: por qué debemos inspirarnos en los países escandinavos

¿Trabajas en una oficina? Echa un vistazo a tu alrededor a ver si localizas la tecnología más antigua de la empresa: el fax. A pesar de ser uno de los dispositivos más antiguos de la oficina, lo más probable es que no tengas ni idea de cómo utilizarlo y que tenga más años que la mayoría de tus compañeros.

Sin embargo, esta situación ilustra el complejo problema de la digitalización que afecta a la mayoría de las empresas en el Reino Unido y Europa. Aunque la pandemia supuso un impulso en materia de digitalización, los viejos métodos se mantienen tenazmente. Y ahora, que todo vuelve a ser como antes, existe el riesgo de que tanto las personas como las empresas vuelvan al papel.

Si hablamos de Europa y la digitalización en general, la competitividad digital del bloque aún tiene un largo camino por recorrer, con España, Francia, Alemania y el Reino Unido fuera de los 10 primeros puestos. Pero si hablamos de facturación electrónica, ese camino es aún mayor.

Para remediar esta situación y acelerar nuestros esfuerzos por digitalizarnos, debemos fijarnos en nuestros vecinos escandinavos -Finlandia, Dinamarca y Suecia-, que encabezan el Índice de la Economía y la Sociedad Digitales 2022 como los países más digitalizados del mundo, demás de ser los más avanzados de Europa en el desarrollo de la facturación electrónica. De hecho, Finlandia, Dinamarca y Suecia junto con Noruega fueron de los primeros países en incorporar la factura electrónica, adelantándose a las directivas europeas en esta materia.

Pioneros en el uso de la factura electrónica en el ámbito B2G, cada país cuenta con políticas diferentes en cuanto al ámbito B2B. En Suecia, por ejemplo, las empresas pueden intercambiar facturas de forma voluntaria. En Noruega, a pesar de la ausencia de políticas de obligatoriedad, la factura electrónica está siendo ampliamente adoptada por las empresas. En Dinamarca, las empresas tienen la libertad de poder facturar de forma electrónica siempre que así lo acuerden entre ellas. Y por último, en Finlandia, desde 2020, el gobierno reconoce el derecho a recibir facturas electrónicas a cualquier empresa pública o privada que facture más que 10.000.-€, siempre y cuando lo solicite a su proveedor. En el resto de casos ese derecho queda supeditado a un acuerdo entre las partes.

¿Y en España?, ¿qué sucede? Pues que a pesar de los esfuerzos legislativos para que la facturación electrónica entre profesionales y empresas sea una realidad, aún estamos lejos de su implementación. Según nuestros datos, en España, el 55% de los empresarios aseguran pagar y gestionar las facturas manualmente, a pesar de que la Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en todas las operaciones comerciales realizadas entre empresas y autónomos. Si bien es cierto, que existe un periodo de adaptación, no hay tiempo que perder. El pasado 15 de junio, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, siguiendo el procedimiento marcado, sacó a audiencia pública el borrador del Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley, por lo que es de vital importancia abordar esta cuestión cuanto antes. La implementación de las herramientas adecuadas supondrá un cambio en la cultural empresarial, por lo que abordar este asunto con antelación ayudará a evitar problemas cuando llegue la fecha límite.

Las empresas españolas necesitan controlar mejor sus finanzas con una visión integral de todos sus gastos. Sin embargo, actualmente muchas de ellas siguen ancladas en procesos de gestión de facturas anticuados, dependientes de procesos manuales, y propensos a errores. En un momento en que la digitalización del proceso de gestión de facturas es una cuestión central en las estrategias de las empresas, simplificar los procesos y gestionar las facturas recibidas de forma más eficaz y eficiente es una tarea esencial en la transformación de nuestras empresas.

Para ponerse a la altura de sus vecinos escandinavos, los países de la UE, incluida España, necesitan un mayor grado de pragmatismo en materia de digitalización. Esto empieza con los responsables de la toma de decisiones, desde las empresas más pequeñas hasta el gobierno, y debe consistir en pasos pequeños, pero audaces, en los que se reevalúen constantemente los avances y se comparta la responsabilidad.

Si logramos esto, estaremos preparándonos para el éxito. Incluso, ¿quién sabe? Algún día digamos adiós al fax.