Cómo relacionarse de forma inteligente con la Administración Pública

Aunque parezca cosa del pasado, hasta hace poco, cuando un organismo público enviaba una comunicación a una empresa, lo hacía a través del correo postal, lo que provocaba que las organizaciones adoptasen una actitud reactiva al recibir la información. Con la Ley 39/2015 esto cambia por completo, son las compañías las que deben acceder de manera proactiva a esa información en la sede electrónica de la administración y descargarse cada notificación. Esta normativa exige a las compañías el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, pero ¿cómo de fácil ha sido adaptarse a este proceso?

Con la Ley 39/2015 los métodos tradicionales dejaron de ser válidos, es decir el correo certificado, la presentación física en ventanilla y otros procedimientos ya no tienen cabida. La buena noticia es que actualmente la tecnología facilita esta relación digital, permitiendo a las organizaciones trabajar de manera más inteligente y gestionar su información de forma más efectiva. En este sentido, la preocupación por la gestión de la información por parte de las compañías es patente, tal y como asegura el estudio de Canon “Liberar el potencial: una guía para mejorar gestión de la información”, el 92% de las organizaciones cree que deben modernizar dicha estrategia, ya que la información es el mayor activo del mundo digital.

Esta gestión de la información pasa por gestionar toda la comunicación con las Administraciones Públicas. Y es que las organizaciones pueden recibir notificaciones desde múltiples organismos, lo que supone la gestión de un volumen muy elevado de datos. Y es que, si nos centramos en una compañía con capilaridad en todo el territorio nacional, estamos hablando, según los últimos datos del Inventario de Entes Públicos del Ministerio de Hacienda y Función Pública, de 17.000 organismos públicos con los que mantener una relación. Esto supone diferentes notificaciones que hay que gestionar de manera eficiente y ágil, ya que muchas de ellas atienden a un plazo que, en muchas circunstancias en caso de no ser tramitadas en tiempo y forma puede conllevar sanciones elevadas. 

Primero de todo, es importante que las organizaciones, grandes o pequeñas, entiendan cuál es su relación con la Administración Pública. Y para ello es fundamental disponer de un mapeo con todas las sedes y los correspondientes organismos públicos con los que mantienen una relación para poder así entender qué solución tecnológica necesitan integrar en sus procesos. Sólo así podrán centralizar y gestionar adecuadamente estos volúmenes de información, incluso automatizarlos. Una combinación de tecnología de captura de datos, basada en inteligencia artificial, junto a soluciones de automatización robótica de procesos permite ordenar, renviar, realizar acciones y gestionar automáticamente las notificaciones electrónicas publicadas. De esta forma, la descarga y su remisión a los gestores que deben tramitar dicha información o dirigirla directamente a los sistemas de gestión de negocio (ERP, CRM, etc.) dentro de la organización puede realizarse de forma automática, con plena garantía de que se cumplen todos los procedimientos de seguridad y confidencialidad de la organización.  

Desde mi punto de vista, lo más importante en todo este asunto es facilitar, al máximo, el trabajo y el día a día de los profesionales que se enfrentan a esta labor. Y las nuevas tecnologías son las grandes aliadas para conseguirlo. Ofrecen formas más sencillas de gestionar esta documentación, aliviar la presión de los empleados, reducir el riesgo de errores humanos y evitar el incumplimiento normativo.  Por poner un ejemplo, desde Canon Information Management Solutions (CIMS) hemos ayudado a una de las compañías líderes en la gestión de activos financieros e inmobiliarios a mejorar en un 200% su productividad en la gestión de las comunicaciones con las Administraciones Públicas. 

En definitiva, esta normativa avanza en la digitalización de las Administraciones Públicas y las compañías deben sumarse. Porque, aunque no todas las compañías se relacionan de la misma forma con la Administración Pública, lo que sí está claro es que todas han de coincidir en el formato: digital.