España ha pisado el acelerador de la transformación digital en los últimos años, situándose en un puesto avanzado en digitalización y conectividad, según el último informe de la “Década Digital 2023” de la Comisión Europea. Y aunque el camino aún es largo y queda mucho por recorrer, de hecho la propia Comisión recomienda seguir impulsando la digitalización sobre todo de las pymes, es innegable que atravesamos un momento de transformación digital muy profunda en nuestro país que está cambiando por completo algunos sectores tradicionales.

Desde las finanzas a la sanidad, pasando por los viajes o la gestión de nóminas, las herramientas digitales se han convertido en la piedra angular de la innovación, impulsando la eficiencia y fomentando el crecimiento en diversos sectores. Las empresas son conscientes de ello, según la última encuesta de Pleo, el 71% de los encuestados afirma que la digitalización es clave para el futuro crecimiento de su empresa.

De hecho, vemos que las empresas españolas están apostando por la inversión en tecnología y eso es muy buena señal. Datos de IDC muestran como la tendencia apunta al crecimiento, con un aumento del 1,8% en 2023 en inversión tecnológica y con un incremento del 4,6% estimada para 2024, alcanzando así los 55.575 millones de euros.

Y esto no es casualidad, las herramientas tecnológicas proporcionan a las empresas información procesable a partir de grandes cantidades de datos, lo que permite tomar decisiones informadas y personalizar la experiencia del cliente. Además, tecnologías en auge como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AM) permiten a las empresas optimizar procesos y diferenciarse en el mercado.

Fijémonos, por ejemplo, en tareas como la gestión de nóminas, donde el uso de un software de gestión como Payfit, ayuda a agilizar los procesos, reducir los errores y aumentar la transparencia. En este caso nos encontramos con un ahorro de tiempo de hasta el 80% a la hora de procesar nóminas cada mes, lo que al año puede suponer hasta 15 días enteros al año. Con un ahorro así, es normal que el 45,4% de las empresas encuestadas por la compañía crea que el ahorro de tiempo es el principal beneficio de la digitalización, seguido de la simplificación de los procesos administrativos y de gestión diaria (38,1%).

Aunque también es cierto que aún existen ciertas reticencias a digitalizar según qué departamentos o áreas de la empresa. Por ejemplo, este mismo estudio señala que el 34% de las empresas no utilizan herramientas de gestión de RRHH porque utilizan Excel, métodos manuales u otras opciones, o bien no saben que se utiliza para gestionar ausencias, vacaciones, gastos, control horario, nóminas o firma digital. Son multitud de tareas que se pueden automatizar y proporcionar mayor flexibilidad a las empresas, así como devolverles un tiempo muy valioso a los profesionales de recursos humanos.

Por otro lado, otro de los sectores que mayores oportunidades presenta en términos de digitalización son los viajes de empresa. Según datos de Travelperk, la plataforma de gestión de viajes de negocios y unicornio español, el 77% de las empresas no disponen de una plataforma de viajes corporativos online pagada por la empresa. Las reservas de viajes de negocios las realizan los gestores de viajes internos, los empleados en varias plataformas e incluso terceros externos, lo que crea una tormenta perfecta de facturas perdidas, falta de cumplimiento de las políticas de viajes y datos dispersos. Sin control ni comprensión del gasto, las empresas son incapaces de gestionar y optimizar eficazmente sus presupuestos de viajes. En este sentido, la aparición de la automatización y este tipo de soluciones han demostrado ser una fuerza fundamental, revolucionando el panorama mediante la racionalización de los viajes y los gastos asociados a los viajes corporativos. Soluciones como esta, permiten reducir de media el tiempo de las reservas en un 50% y el tiempo de administración un 30% mientras que proporciona una herramienta de centralización de facturas proporcionando un ahorro de hasta el 25% en los presupuestos de viaje al permitir recuperar el IVA fácilmente.

El problema es que aún existen empresas que no conocen estas soluciones o creen que resultarán demasiado complejas, por lo que es esencial educar al mercado sobre la facilidad del proceso de digitalización. Según el último estudio de Pleo, entre las principales barreras que las empresas encuentran en su proceso de digitalización se encuentran la falta de formación (26%) o de competencias digitales internas para poner en marcha los proyectos (25%).

Estas son solo algunas de las herramientas digitales existentes en el mercado, pero existen muchas más y todas están contribuyendo a impulsar la digitalización en nuestro país. Es importante destacar que las empresas no necesitan tener conocimientos técnicos muy específicos para utilizar las herramientas disponibles en el mercado, y, sin embargo, pueden beneficiarse del impacto en su negocio, ahorrando tiempo y recursos en un escenario laboral y de mercado tan complejo. La automatización de la gestión a través de soluciones tecnológicas les permitirá no solo ser más eficientes y transparentes, sino que también les traerá reducción de costes y una mejor gestión del tiempo, esencial para aumentar su competitividad.