Las reuniones online (conferencias audio y/o video) son ya lugar común en la vida empresarial. Sus beneficios son claros y sensibles: reducen costes de desplazamiento y aumentan la capacidad colaborativa. Pero su puesta en marcha requiere un análisis aparte porque el profesional se enfrenta a dificultades devenidas de carencias técnicas y ausencia de conocimiento en su configuración.
Existe una enorme variedad de soluciones tecnológicas en el mercado pensadas para atender esta nueva solución (o barrera, según sea la experiencia) y dar respuesta a los nuevos requerimientos de los entornos laborales. Entre las opciones y dispositivos más habituales se sitúan las propias soluciones de audio que traen los ordenadores o portátiles, no adaptadas a una resolución de audio optimizada; smartphones y tablets mediante programas de conferencias como Skype for Business; y, por último, las famosas "arañas" de las salas de reuniones para establecer comunicaciones vía telefónica.
Los principales puntos débiles son, por este orden: problemas en la configuración de los dispositivos, de conectividad con plataformas y de calidad de sonido, lo que conlleva en los tres casos a fuertes inconvenientes que merman la productividad y originan reuniones ineficaces.
Para hacernos una idea, en la actualidad un 15% del tiempo de las reuniones online se pierde ‘tratando de empezarlas’. Es evidente la consiguiente frustración. Muchas veces, iniciada la comunicación, lo que llega es un sonido de baja calidad que dificulta la conversación y provoca una huella negativa en el usuario. Se trata de una ineficacia en la adopción tecnológica, lo que provoca una pérdida de tiempo en las empresas y, por supuesto, de imagen profesional.
La paradoja es que portátiles, tablets o smartphones son equipos perfectamente configurados para las comunicaciones online. ¿Y si el problema no está en estos dispositivos tecnológicos sino en la solución de audio que empleamos para proyectar la calidad de la comunicación? Se requiere, por tanto, cuatro características esenciales en esa solución de audio: una calidad de audio superior y multidireccional, su plena adaptabilidad a cualquier plataforma o dispositivo, su rápida configuración y tecnología de un solo click para una rápida conexión.
En Jabra nos costó años de investigación y de innovación y creemos que hemos dado con la "piedra filosofal" para las conferencias y reuniones online encarnada en el Speak 810, un altavoz de sala amplia, pensado para conferencias con hasta 15 personas, con micrófono selectivo hacia quien habla, plug&play, adaptable a cualquier plataforma y dispositivo y que, "lamentablemente", requiere una única necesidad imprescindible: una toma de corriente en la sala.
Hay que tener en cuenta que este tipo de tecnología que hasta ahora se consideraba accesoria es hoy necesaria. Se estima que en los próximos dos años la inversión global en ‘comunicaciones unificadas’ se situará en los 850 millones de dólares sólo en oficinas y centros de negocios, seis veces más que en 2013 cuando se registró un gasto de 125 de millones de dólares anual. Aunque la adopción aún se encuentra en ratios muy bajos en el entorno del 7 al 10%, la llegada de las comunicaciones unificadas llevará ese índice a cerca del 50%.
La popularización de las reuniones online dependerá de que los usuarios tengan una experiencia positiva de las mismas.
Patrick Dragojlovic, senior account manager de Jabra Iberia
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