Bots en la empresa para ahorrar tiempo

La automatización de determinadas tareas es un pilar fundamental para reforzar la eficiencia. La innovación y la tecnología son claves para el desarrollo de esta automatización, por eso, recurrir a bots, es una buena idea si lo que se quiere lograr es economizar en tareas repetitivas. Más si cabe cuando se trata de pymes o emprendedores, que pueden ahorrar entorno a un 20% de su tiempo, aunque, explica Isidoro López-Briones Santos, responsable de estrategias tecnológicas digitales de GOWtech, “por lo general, solo se crean bots de aquellas tareas que son relativamente sencillas por su bajo coste en implantarse”. 

Normalmente, estos bots los demandan empresas en crecimiento y con cierta madurez digital, en las que los directivos tienen un detallado conocimiento del funcionamiento de su empresa, tal como explican desde GOWtech. 

Isidoro López-Briones Santos asegura que este tipo de tecnología se usa normalmente en tareas administrativas y en tareas sencillas en las que los bots no encuentran obstáculos. Añade además que “el coste es asumible por cualquier empresa o autónomo, siendo muy rentables cuando solucionan tareas simples que se repiten mucho. El obstáculo viene por el coste de crear el bot cuando la tarea es compleja y lleva mucho tiempo conseguir que la tarea la realice correctamente”. Asimismo, este experto afirma que los departamentos donde  funcionan mejor son los de facturación, contabilidad y recursos humanos.

Tecnología contra la fatiga

Entre las ventajas que presenta el uso de estos bots, está la de permitir a los empleados centrarse en tareas estratégicas y creativas, aunque siempre hay que tener en cuenta las necesidades de la empresa y el impacto que puede tener la estrategia sobre empleados y clientes. Otra de las ventajas es que pueden evitar fallos por fatiga y además la tecnología puede trabajar a todas horas manejando una cantidad muy alta de datos: “La automatización permite gestionar aumentos en la demanda puntual sin que repercuta en una sobrecarga ni perjuicio en el servicio que ofrece la empresa”, sostiene Isidoro López-Briones Santos.

Para automatizar las tareas existen gran cantidad de recursos y capacidades informáticas. Así, se puede llevar a cabo la ejecución de procesos en determinados eventos, la programación de procesos para que queden activados en horas concretas, la extracción de datos de correos o documentos o el manejo de aplicaciones como lo haría una persona. Por ejemplo, un bot podría llevar a cabo la contabilidad para realizar la declaración de Hacienda. Por otro lado, estaría capacitado para la lectura, clasificación o descarga de adjuntos de los correos, atender consultas de clientes o elaborar presupuestos para un servicio.