“Los dirigentes deben adaptarse a las nuevas tecnologías y verlas como un aliado estratégico, no como una amenaza”

Desde PayFit España apuestan por utilizar la tecnología para fortalecer relaciones y mejorar la eficiencia. En esta línea, Gloria Martínez Rubert, directora de Marketing de la compañía, explica que los profesionales de los departamentos de Recursos Humanos que hacen las nóminas usando un software “pueden centrarse en lo verdaderamente importante: las personas”.

¿Considera que la digitalización ha llegado a las empresas españolas?

La digitalización sí ha llegado a las empresas españolas, pero no a todos los sectores por igual. Según los datos del estudio ‘Yougov 2023’, el 77% de las empresas de nuestro país había iniciado su digitalización. Sin embargo, existen una serie de barreras que están muy presentes y que siguen impidiendo llegar al 100%. Entre ellas, la falta de conocimientos (35%), la compleja percepción del proceso (33%) y la falta de presupuesto (32%) son los principales factores obstaculizadores de la transformación digital.

¿A qué retos se enfrentan los dirigentes a la hora de gestionar sus equipos y cómo pueden adaptar su liderazgo a la evolución de la digitalización para mejorar el funcionamiento de las compañías?

Los dirigentes deben adaptarse a las nuevas tecnologías y verlas como un aliado estratégico, no como una amenaza. Los mánagers de Recursos Humanos que hacen las nóminas usando un software ahorran tiempo en la realización de tareas burocráticas y pueden centrarse en lo verdaderamente importante: las personas. Al mismo tiempo, los empleados pueden acceder a su nómina siempre que quieran, sin depender del departamento de Recursos Humanos, por ejemplo, en el supuesto de que una entidad bancaria solicite la nómina de un trabajador para la solicitud de un préstamo.

Por otro lado, es importante motivar al empleado a través del seguimiento de objetivos y reuniones. De hecho, el módulo que ofrece PayFit garantiza que todo lo que se habla entre el empresario y el empleado queda guardado, pudiendo teletrabajar sintiéndote, a su vez, cerca de tu mánager y equipo.

Otro de los retos radica en gestionar las vacaciones, permisos retribuidos u otras ausencias a través de una plataforma -y no con un excel, o a mano-, lo que desemboca en una mayor rapidez, pudiendo tener un contador automático e información real time.

Ya no se nos ocurre salir de casa sin móvil, y cuando cae whatsapp nos sentimos aislados, pasará exactamente lo mismo con las empresas que no hayan adoptado tecnología en sus procesos. Hay que abrazar al cambio y verlo como una palanca para fortalecer relaciones y mejorar la eficiencia.

En lo que respecta al trabajo que realizan desde Payfit, tal y como indica una de las prioridades de los departamentos de Recursos Humanos es optimizar el tiempo dedicado a tramitar las nóminas. ¿Cuáles son las principales dificultades que encuentran las empresas?

Las empresas que siguen haciendo las nóminas bajo el modelo tradicional y/o a través de una gestoría nos dicen que están cansadas de encontrar errores en dichos documentos y que pierden demasiado tiempo comunicándose con la gestoría para corregir los mencionados errores. Además, cuando lo tienen externalizado también es común la queja contra la parte de comunicación de información clave, de empresa a gestoría, para hacer las nóminas. Por ejemplo, en casos de bonus comerciales, días de permiso o gastos de empresa.

No podemos perder de vista la complejidad de las nóminas, pues en la mayoría de casos no se puede acceder a la nómina en tiempo real, o no se entienden ciertos conceptos; y al haber un intermediario de por medio el proceso es muy ineficiente. Con PayFit, los administradores de Recursos Humanos ahorran hasta un 80% del tiempo dedicado a generar las nóminas.

En este sentido, para estos trabajadores contar con una visión 360 en la que tengan todo el material en una misma plataforma resulta vital. ¿Por qué es tan importante este aspecto y cómo trabajan en Payfit?

Si la plataforma PayFit es única en el mercado en cuanto a la gestión y generación de nóminas es precisamente por su automatización de las nóminas en un único lugar y sin depender de ningún agente/empresa externo. El producto tiene codificados los convenios colectivos y toda la legislación española que aplica a nóminas. Los HR mánagers generan las nóminas de PayFit, ven el impacto de los conceptos en tiempo real y, una vez cerradas, los empleados acceden a ellas a través de su espacio empleado.

No podemos hablar de eficiencia y ahorro de tiempo, y ofrecer múltiples plataformas y accesos. Con PayFit, tanto las nóminas, como la gestión de Recursos Humanos como las vacaciones, fichajes, gastos de empresa, gestión de equipos e incluso evaluación y seguimiento de los empleados, se lleva a cabo desde una única plataforma. Además, las empresas buscan dar respuesta a la simplicidad y la eficiencia de costes a través de la gestión integral y 360 de la tecnología.

¿En qué medida este tipo de iniciativas también aportan seguridad a los datos?

En PayFit la seguridad de los datos es nuestra prioridad. De hecho, se ha convertido en una de las fortalezas de la plataforma PayFit y una de las razones por la que más empresas generan las nóminas de sus empleados con nosotros.

PayFit está certificado por la ISO 27001 por un auditor independiente y nos comprometemos globalmente con cada aspecto de la seguridad de los datos de nuestros clientes mediante distintas iniciativas que garantizan la confidencialidad, integridad y disponibilidad adecuada.

Y de cara a los empleados, ¿cree que la solución que ofrecen también cumple una función educativa al facilitar que los empleados entiendan mejor sus nóminas?

El 76% de los encuestados por PayFit aseguran que no entienden sus nóminas. Estos documentos han de ser comprensibles para todos los empleados, pues supone el conocimiento de “las reglas del juego” bajo las que trabajan y desempeñan sus funciones. Desde el salario que reciben hasta los diversos porcentajes que se restan de la cuantía recibida a fin de mes.

Y, si bien España está cerca de firmar una normativa europea que obliga a realizar contratos más transparentes en los que se especificará el sueldo base, los complementos, el horario, etc. las nóminas siguen siendo las más olvidadas. Por ello, desde PayFit pensamos que nuestro modelo sí facilita su entendimiento y, por ende, es una solución educativa.

Estamos ante un documento en el que, pese a la cantidad y relevancia de datos que incluye, pocos alcanzan a comprender más allá del salario que reciben. Cómo se llega a dicha cifra, los conceptos de deducción, devengos, el coste de la empresa con respecto al trabajador, etc. no son tenidos en cuenta. Tampoco lo es el salario base y los diversos complementos, así como pagas extra u horas extraordinarias.

De cara al futuro, ¿en qué próximos desarrollos están trabajando?

Nuestro objetivo de cara al futuro pasa por diferentes aspectos. En primer lugar, la eficiencia en el onboarding, que permitirá mejorar la experiencia de la creación y alta de nuevos empleados, así como su propio onboarding en la compañía, a través de módulos de acompañamiento.

Por otro lado, vamos a implementar la automatización en la solicitud de documentos a través de la plataforma PayFit, ya que es una tarea que suele ser tediosa para los departamentos de Recursos Humanos y que acarrea un excesivo tiempo de espera.

No debemos perder de vista el ángulo B2C, facilitar el día a día de los responsables de Recursos Humanos y de la propia empresa es nuestro foco, pero también tenemos una mirada puesta en el empleado, que son el motor de las empresas, y ya podemos hablar de mejoras tangibles como la experiencia en la solicitud de ausencias o la nueva nómina -más clara y más sencilla-.

Los objetivos de PayFit también pasan por ampliar la red de integraciones con otras soluciones relevantes para nuestros clientes mediante un marketplace in-app; y facilitar a las empresas y al departamento de Recursos Humanos estar siempre actualizados mediante la visibilidad y la adopción de novedades legales así como las actualizaciones por parte de la seguridad social.