Esta evolución, consecuencia del desarrollo tecnológico, afecta no tanto a empresas grandes como a las calificadas pymes, las cuales deben redoblar esfuerzos para proseguir siendo competitivas en el sector en el que operan. La transformación digital incide en toda la estructura de una pyme, como, por ejemplo, la gestión de pagos. El proceso, sin embargo, no debe suponer un problema, porque es tan sencillo como crear una cuenta empresa en determinadas aplicaciones desarrolladas con los fines de ayudas a las pymes.

Ventajas de la digitalización

La contabilidad es uno de los aspectos más significativos de toda empresa. No exclusivamente por el aspecto meramente contable y de previsión, sino también porque de este departamento dependerá cómo estructurar todo el proceso de transformación digital. Hay que invertir dinero e involucrar a todos los componentes de la pyme. Asimismo, contar con soluciones de gestión de pagos ayuda a que el área de contabilidad sea más eficaz en el desarrollo de sus tareas. Hay que considerar que a nivel contable muchos procesos globales están digitalizados, máxime si se opera con organismos internacionales como el Banco Central de Irlanda. No evolucionar en este apartado es retroceder en el crecimiento de cualquier pyme. De hecho, estos cambios deben incorporarse al plan estratégico de cualquier empresa. Son cambios progresivos, no son de cero a cien.

Profundicemos en las diferentes ventajas de incorporar a los elementos contable el aspecto digitalizador. Aparte de evolucionar de la mano del resto de empresas y procesos, el contar con aplicaciones digitales supone un claro ahorro de costes y de tiempo de las personas que trabajan en la contabilidad. También hay un ahorro de espacio, ya que no es necesario guardar toda la documentación que se genere en papel. La empresa, además, será más sostenible. De esta manera, tampoco se traspapelará cualquier documento. O nadie podrá acceder a consultar aquellos documentos a los que no debería acceder. La seguridad en este tipo de información privilegiada aumenta considerablemente con la digitalización.

La digitalización de esta documentación contable también conlleva que cualquier empleado pueda acceder a los ficheros desde cualquier sitio en el que tenga conexión a la red. La opción del teletrabajo también consiste en estos avances digitales, y no sólo es aplicable al área de contabilidad, sino a otros muchos departamentos de cualquier empresa. Esto puede ampliarse a la relación con el cliente, favoreciendo una mayor interacción entre todas las partes, lo que implica un mejor control de todos los documentos contables.

Del Big-Data al User Experience

Los diferentes departamentos financieros, en este proceso de digitalización, deben estar en constante comunicación con el área informática, así como con los distintos proveedores externos que contribuyan en el asesoramiento de todo el proceso de transformación digital. Básicamente, y más allá de aprender los nuevos sistemas que vayan a implementarse, está porque estas soluciones de medios de pago también trabajan con diferentes tendencias tecnológicas, desde el conocido big-data al machine learning o el también mencionado blockchain. Términos cada vez más conocidos en todos los aspectos del día a día, no exclusivamente en el tema financiero.

Si profundizamos en estos apartados tecnológicos, el big-data aplicado a términos financieros contribuye a mejorar la calidad de los aspectos contables de toda empresa. Esto es consecuencia del elevado número de datos que se pueden analizar en una clara búsqueda de evolucionar. Analizados estos resultados, con el machine learning pueden mejorarse todos los procesos implementados en el departamento técnico, con el propósito de ser más ágiles y eficaces en las diversas tareas diarias. Obviamente, el uso de las soluciones de gestión de pagos ayuda en este proceso. Finalmente, el aspecto del blockchain permite potenciar los aspectos de seguridad, factor de alta importancia en toda empresa y más en los documentos financieros.

Involucrar al equipo

Como habrán observado, todo proceso de digitalización conlleva un claro esfuerzo humano y técnico, así como una inversión monetaria, pero los beneficios son considerables. Si nos ceñimos a la gestión de pagos, en este caso la mejor opción será dejarse asesorar por aquellas empresas especializadas en estas materias, puesto que han desarrollado aplicaciones realmente usables (ya saben aquello de User Experience) y muy intuitivas a la hora de realizar cualquier tipo de gestión; e incluso con conexiones con otros organismos u entidades con los que interactuar en el intercambio de información de una manera más sencilla. Y como advertíamos en unas líneas anteriores, el éxito de todo este cambio tecnológico depende de cómo se involucra a las personas que deberán trabajar con los nuevos métodos. Estamos hablando de modificar los hábitos de muchas personas. La forma en cómo se trasmiten el significado de estos avances dependerá de llevar a buen puerto todo proceso de transformación digital. Y ya saben, en sectores de máxima competencia, si una pyme no evoluciona…