Teletrabajo: 4 Técnicas para aumentar la productividad

Hasta hace unos días el teletrabajo era algo esporádico para muchas empresas españolas. Algunas lo aplicaban de forma periódica y ocasional, mientras que para otras todavía estaba muy lejos de verlo como una realidad, algo que los datos evidencian: sólo el 7’9% de las personas ocupadas trabajó en remoto durante el cuarto trimestre de 2019 en España.

Sin embargo, desde que comenzó la semana, esta forma de trabajar se ha convertido en una necesidad para millones de personas. La emergencia sanitaria derivada del Covid-19 ha implicado que empresas y empleados deban adoptar una nueva rutina que en ocasiones puede resultar pesada. Por ello, la corporación multinacional Sodexo Beneficios e Incentivos ha recopilado cuatro prácticas dirigidas a aplicar durante las jornadas de trabajo en casa. Su objetivo es que los trabajadores aprendan a gestionar el tiempo fuera de la oficina y mantengan su productividad, evitando distracciones que puedan surgir en el hogar.

A finales de los años ochenta el consultor italiano Francesco Cirillo ideó la primera práctica, la “Técnica Pomodoro”. Se trata de un método destinado a mejorar la gestión del tiempo de forma adecuada, permitiendo aumentar la productividad y la eficacia. Su funcionamiento es sencillo; consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos, a los que denominó Pomodoros, separados por una pausa de cinco minutos. Durante dichos intervalos el trabajador debe dedicarse a una única tarea sin distracciones y, cada cuatro Pomodoros se recomienda hacer un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. El sistema de Cirillo se basa en la idea de que las pausas pueden mejorar la agilidad mental de las tareas diarias.

El escritor Mark Twain dio nombre a la segunda práctica gracias a una de sus famosas citas que recogió el autor Brian Tracy al idear la “Técnica Comerse una rana”. Este procedimiento pretende organizar el tiempo de la jornada basada en la importancia de las tareas. Según el autor, las personas tienden a dejar para después las más complicadas y, al llegar al final de la jornada laboral con el cansancio acumulado, se terminan dejando para otro momento. Por ello, propone realizar en primer lugar aquello que resulte más difícil, de forma que el resto parezca más sencillo evitando el aplazamiento y aumentando la productividad.

Para David Allen la mayoría de las labores que se posponen no son difíciles pero se tiende a retrasarlas por diversas razones. El Método Getting Things Done (GTD) propone dejar de pensar y apuntar las gestiones que se deben hacer, y simplemente realizarlas en el acto. Así, la tercera práctica o Regla De Los Dos Minutos sugiere establecer en la rutina de trabajo la norma de ejecutar inmediatamente las tareas que sólo implican unos pocos minutos.

A principios del siglo XX, Ivy Lee, un profesional de las Relaciones Públicas creó el método que lleva su nombre con el objetivo de mejorar el rendimiento de sus clientes. El sistema trata de organizar el día a través de una lista de cometidos: al final de la jornada laboral el trabajador deberá enumerar las seis cosas más importantes que tendrá que realizar al día siguiente; el documento deberá estar formado únicamente por seis puntos que irán ordenados en función de su prioridad y por orden descendente. Esta técnica centenaria tiene la ventaja de que evita el multitasking, ya que al comienzo de la jornada el empleado estará organizado y se podrá centrar en realizar las tareas asignadas sin comenzar una nueva hasta haber terminado la anterior. Las que no se hayan completado pasarán por orden a la lista del día siguiente.