El Club Excelencia en Gestión, asociación multisectorial sin ánimo de lucro que genera y comparte conocimiento sobre gestión y transformación de las organizaciones, ha actualizado su informe Optimizando la gestión laboral: Sistemas para el control horario (fichaje) en las organizaciones, teniendo en cuenta las últimas directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Según ésta, los métodos de registro que impliquen la captura o procesamiento de datos biométricos han dejado de tener validez legal. Entre ellos se incluyen las tecnologías de huella dactilar y de reconocimiento facial.
La agencia estatal puntualiza además que no pueden implementarse ni si quiera con el consentimiento de los trabajadores, quedando prohibido con carácter general, salvando unas pocas excepciones: seguridad pública, sanitaria, etc. Es decir, utilizar este tipo de sistemas puede ser motivo de sanción.
Por otra parte, el documento también recuerda otros requisitos planteados desde el Ministerio de Trabajo: ha de ser un soporte en papel o telemático “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”, que traslade de forma transparente la jornada laboral del trabajador y las posibles horas extra que abarque. Y, en consecuencia, que demuestre que se garantizan los descansos del trabajador.
En el caso de la Unión Europea, han de cumplirse los siguientes mínimos:
- 4 semanas de vacaciones pagadas al año.
- 24 horas consecutivas de descanso semanal.
- Un máximo de 48 horas de trabajo a la semana, incluidas las horas extraordinarias.
- 11 horas consecutivas de descanso diario.
Características y peculiaridades
En España fue el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, el que estableció la obligación de llevar un registro diario de la jornada laboral, independientemente de si los empleados tienen un contrato a tiempo completo, parcial o temporal. No obstante, algunos sectores y actividades están exentos o tienen ciertas particularidades: bomberos, policías, miembros de las fuerzas armadas, o sanitarios con regímenes de guardia, por sus horarios irregulares. También los empleados de comercio minorista y de hostelería, que tienen cierta flexibilidad ligada a la demanda; los conductores profesionales por las regulaciones específicas que rigen sus horarios de trabajo; y los trabajadores autónomos sin empleados a su cargo.
La normativa obliga, por otra parte, a guardar la información de estos registros durante cuatro años y que ésta se encuentre a disposición de los empleados. No cumplir con estos requisitos o no realizar el registro podría desembocar en sanciones económicas.
Para cumplir con la legislación, el Club Excelencia en Gestión recomienda usar alguno de los siguientes sistemas de fichaje horario:
- Fichaje manual: Un libro de asistencia o una hoja de firmas es el sistema más económico, aunque también es el más propenso al error o al fraude.
- Reloj de fichar: Analógico o digital, capaces de registrar la entrada y la salida. Aunque son más recomendables los sistemas digitales, conectados a una base de datos que registra de manera automática los datos de los trabajadores.
- Tarjetas de proximidad: Uno de los más utilizados, dispone de información personal codificada y al acercarla al lector se registra la entrada y la salida.
- Aplicaciones móviles: Una opción común en aquellas organizaciones que promueven el teletrabajo. En ocasiones esta herramienta utiliza la ubicación GPS para detallarla en el registro.
- Combinación de sistemas: Son muchas las organizaciones que combinan distintos sistemas de fichaje, y en casi todas está presente el registro en web para facilitar el trabajo en remoto.
- Proveedores especializados: Cada vez son más las empresas que trabajan con proveedores especializados en software de gestión de asistencia y tiempo de trabajo, que ofrecen soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada organización.
“En general, utilizar sistemas de control horario nos puede ayudar a medir la eficiencia laboral y la productividad individual. Es decir, va más allá de lo puramente legal y nos aporta un cálculo preciso de los costos laborales, un seguimiento de las ausencias, una mejor programación de turnos y horarios de trabajo, garantizando una cobertura adecuada y una distribución eficiente, entre otros aspectos”, asegura Ignacio Babé, director general y CEO del Club Excelencia en Gestión.
