El COVID acelera la transformación digital de procesos documentales

Hace cerca de 3 años, el mayor evento de digitalización europeo, el ICC7 celebrado en Londres, hacía una analogía entre el famoso anuncio del suburbano de la capital británica y las empresas que se enfrentaban a la transformación digital sin la tecnología adecuada. Bajo el lema ‘Mindthe Digital GAP’ se abordaban entonces los principales retos de administraciones y empresas en el ámbito de la digitalización. 

Apenas poco más de dos años después nos encontramos ante un sobrecogedor evento que nadie esperaba y que, sin duda, ha dibujado una clara línea entre aquellas empresas que y habían adoptado las soluciones necesarias para digitalizar sus procesos y las que no. Las medidas de confinamiento traen consigo unas exigencias que están poniendo a prueba no solo la resiliencia de las personas, sino también de los procesos.

Y podemos ver un ejemplo muy claro en dos de los procesos más críticos de las empresas, la Gestión de Pedidos y la Gestión de Facturas. ¿Qué impacto tiene en la operativa actual de las compañías todo el trabajo que han ido realizando en estos últimos años para abordar el reto digital? Vamos a verlo con tres escenarios tipo, desde las que mantienen sus procesos tradicionales a las que están totalmente preparadas: 

– Una empresa tradicional digitalizada al 0% – Pedidos y Facturas llegan en papel a través de Correos y los flujos de aprobación interna están basados en el principio de fotocopia-firma-envío. El primer reto al declararse el Estado de Alarma es abordar la comunicación a clientes y proveedores de que la oficina está cerrada, solicitándoles además el envío de toda la documentación a una dirección particular, con todas las implicaciones que puede suponer en el cumplimiento de la GDPR. Solventado este punto, la persona encargada de pedidos y facturas debe de disponer de una impresora/fotocopiadora en casa para fotocopiar documentos y enviarlos de nuevo por mensajería al siguiente paso en la cadena. Es razonable pensar, en este caso, que estas compañías o se saltan los procedimientos o mueren, pues las posibilidades de llevar a buen término un ciclo completo son mínimas.

– Una empresa digitalizada al 100% – Pedidos y Facturas llegan a través de electrónico o se generan directamente en plataformas de compras digitales, y los flujos de aprobación interna están implementados a través del ERP o bien por e-mail con certificados de firma digital. La persona/buzón o app que se encarga de la gestión no tiene ningún problema en hacer desde casa, con las mismas facilidades y garantías, lo que estaba haciendo desde la oficina. 

– Una empresa digitalizada al 50% – En este amplio territorio intermedio se encuentran, habitualmente, las empresas reales, a medio camino entre los procesos analógicos y la implementación de soluciones transformadoras. Se trata de un entorno híbrido, donde las facturas en papel conviven con las electrónicas, y en igual medida lo hacen los pedidos de los clientes, las reclamaciones, las incidencias o los albaranes. Los documentos en papel son escaneados, firmados digitalmente si es necesario y enviados al destinatario correspondiente por medios electrónicos. En los casos en que el proceso lo requiere, todavía es necesario imprimir la factura que llega electrónico/firmarla y enviarla digitalizada por email o bien subirla al ERP o al servidor compartido.

En España, no es aventurado afirmar que el 80% de las PYMEs y Autónomos se encuadran en esta última categoría. En estos casos, la necesidad de escanear es la única que resiste, pues todavía existen muchos gastos y facturas que reciben en papel y deben enviarse a la asesoría o al departamento financiero para su tratamiento. Contratos y demás papeles, tales como escrituras o documentos notariales, se escanean y comparten a la vez que se guardan en papel en caso de ser necesario.

La situación actual, tal como comentaba al principio, viene a acelerar la digitalización de estos procesos y se convierte en una llamada de atención, posiblemente la última, para aquellas empresas que se encuentran en el primer grupo. En los últimos años han irrumpido en el mercado diferentes empresas que ofrecen servicios de contabilidad en la nube a PYMES y también a asesorías contables, fiscales o laborales, que son un pilar clave en este proceso de transformación, pues les permitirá a las empresas mantener su flujo de caja a salvo de virus y del confinamiento.

Desde Fujitsu somos conscientes de la complejidad de la situación y gracias tanto a nuestro extenso portfolio de producto especializado en digitalización, como de nuestros numerosos colaboradores en el ámbito del canal venimos ofreciendo a autónomos y empresas escáneres de última generación que permitan acometer con garantías el proceso de transformación digital y convertir el “Digital GAP” en el menor de los problemas.