La factura electrónica supondrá un cambio fundamental en la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales. Hasta ahora, el proceso de facturación ha sido bastante informal y disperso. Cada empresa enviaba sus facturas de la manera que consideraba más conveniente, lo que resultaba en una falta de homogeneidad y claridad en el proceso. Esto podía dar lugar a situaciones en las que los clientes interpretaban y autorizaban las facturas a su antojo, pagaban cuando querían o incluso rechazaban el pago alegando malentendidos.

Al establecer estándares homogéneos y plazos definidos para el pago gracias a la factura electrónica, se crea una traza clara que registra el envío, recepción y validación de la misma. Esta traza proporciona una base sólida para abordar disputas o reclamaciones de impago. Una vez transcurridos los cuatro días para validar la factura, se asume su corrección y el pagador dispone de un plazo de 60 días para realizar el pago correspondiente.

La preparación de las facturas se simplifica considerablemente una vez que el proceso está mecanizado. Con el uso de un módulo especializado, ya sea propio o de un tercero, simplemente se ingresan los datos y se envían por el canal correspondiente, con posibilidad de añadir información adicional que ayudará a la identificación y conformidad de la misma.

Esta automatización facilita enormemente la emisión de facturas una vez que se domina el procedimiento. Además, esta transición hacia la digitalización de la facturación impulsa a las empresas a dar un paso más en la gestión eficiente de sus procesos, mejorando significativamente la productividad y la precisión en la facturación.

Por lo tanto, una de las principales ventajas de la factura electrónica es su impacto en la eficiencia de los cobros. Con plazos definidos y procesos estandarizados, los pagos se vuelven más rápidos, certeros y homogéneos. Esto se traduce en menos tiempo dedicado a la facturación y, en última instancia, en una mejora significativa en la tesorería de la empresa.

Por otro lado, la factura electrónica ofrece una herramienta más fiable y reconocida para gestionar los impagos. Cuando una factura está judicializada, no hay dudas sobre su autenticidad o recepción, lo que facilita el proceso de recuperación de deudas.

En este contexto, la compañía pfs puede ser un aliado clave, porque además de la generación de facturas electrónicas, ofrece el reporte de las mismas por los canales adecuados y la certificación del envío al pagador. De esta forma, añade una garantía adicional en caso de disputas comerciales y menos quebraderos de cabeza para los emprendedores y empresarios que naveguen por esta nueva etapa. Todo ello, unido a que puede realizar el ciclo completo desde la gestión de cobro de la factura, ayudando a recuperar el impago temprano, hasta el recobro por la vía amistosa o judicial, incluyendo la recuperación de los impuestos cuando proceda.

En última instancia, la factura electrónica no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a la reducción de la morosidad y los impagos, mejorando la estabilidad financiera y optimizando la gestión y aplicación de los recursos empresariales.

Mirando hacia el futuro, la implementación generalizada de la factura electrónica podría tener un impacto aún mayor. Al incluir todos los movimientos de cobros y pagos en un sistema electrónico, podría llegar a eliminarse, o al menos reducirse, la necesidad de presentar declaraciones fiscales a Hacienda, simplificando enormemente la gestión tributaria para las empresas. En mi opinión, no hay dudas de que representa una oportunidad única para mejorar la eficiencia y la transparencia.